Cos'è un'email respinta? Tipologie, cause e soluzioni

Lo sapevi più di 4.26 miliardi Quante persone usano la posta elettronica in tutto il mondo? Per le aziende, l'email rimane uno dei modi più diretti per raggiungere il pubblico, offrendo un livello di accesso che pochi altri canali possono eguagliare. Inoltre, garantisce un ottimo ritorno sull'investimento, con una media di 36 dollari generati per ogni dollaro speso.

Ciononostante, non tutti i messaggi arrivano a destinazione. Un'email respinta segnala un errore di consegna e, quando ciò si ripete, inizia a compromettere più di una singola campagna. Un'elevata percentuale di email respinte può ridurre la deliverability e indebolire la reputazione del mittente, rendendo più difficile per le email future raggiungere i destinatari.

Che cosa è un'email respinta?

Un'email respinta è un messaggio che non può essere recapitato nella casella di posta del destinatario e viene restituito al mittente con un rapporto di mancata consegna (NDR). Questi rapporti spiegano il motivo del mancato recapito e aiutano a capire se il problema è temporaneo o permanente.

I messaggi di email non recapitati influiscono sul modo in cui i provider di servizi Internet (ISP) valutano i mittenti. Un numero eccessivo di email non consegnate può indicare una scarsa qualità della lista di destinatari o un comportamento simile allo spam, con conseguente calo della reputazione del mittente. Anche un numero relativamente basso di email non consegnate può influire sulle prestazioni.

Perché le email vengono respinte?

I messaggi di posta elettronica non recapitati raramente si verificano senza motivo. Nella maggior parte dei casi, sono dovuti a problemi con la lista contatti, con le impostazioni di invio o con l'ambiente del destinatario. Comprendere queste cause rende più facile prevenire il ripetersi di tali errori.

• Indirizzo non valido: Se l'indirizzo email che si desidera raggiungere è errato o contiene errori di battitura, l'email non può essere recapitata. Ciò può accadere a causa di errori di battitura o dati errati forniti dagli utenti.
• Casella di posta piena: La casella di posta del destinatario potrebbe aver raggiunto il limite di spazio disponibile, impedendo la ricezione di nuovi messaggi.
• Messaggio troppo grande: Le email che includono allegati di grandi dimensioni o che superano i limiti di dimensione potrebbero essere rifiutate dal server del destinatario.
• Il destinatario non esiste: Se l'indirizzo email non è associato a un account attivo, il messaggio non verrà inviato. I domini catch-all potrebbero comunque accettare messaggi, sebbene la consegna non sia sempre garantita.
• Bassa reputazione del mittente: Una cattiva reputazione del mittente può portare al rifiuto dell'e-mail da parte dei server di ricezione, anche quando l'e-mail stessa è valida.
• Nome di dominio non valido: Se il dominio nell'indirizzo email è errato o non esiste più, la consegna fallirà immediatamente.
• Il destinatario ti ha bloccato: Quando un destinatario blocca il tuo indirizzo, i messaggi futuri potrebbero essere rifiutati o respinti automaticamente.
• Indirizzo email inserito nella lista nera: L'invio a spam trap o indirizzi segnalati può comportare l'inserimento del dominio o dell'indirizzo IP in una blacklist, causando ulteriori problemi di consegna.
• Autenticazione DMARC non riuscita: Se il tuo dominio non è autenticato correttamente, i server di ricezione potrebbero rifiutare o respingere le tue email.
• Errore DNS: Problemi temporanei con i sistemi dei nomi di dominio possono interrompere la consegna, anche quando tutto il resto è configurato correttamente.
• Indirizzo email temporaneo del destinatario: Gli indirizzi email temporanei spesso scadono rapidamente, il che comporta la mancata consegna dei messaggi quando vengono inviati in un secondo momento.

Tipi di email respinte

Non tutti i rimbalzi significano la stessa cosa. Alcuni indicano un errore permanente, mentre altri suggeriscono che il problema potrebbe risolversi da solo. Quando capisci il tipo di rimbalzo, puoi determinare quale azione intraprendere e se un indirizzo debba rimanere nel tuo elenco.

La classificazione dei bounce si basa in genere sulla risposta restituita dal server ricevente, che indica se l'errore è temporaneo o permanente.

Rimbalzo duro

Email di ritornos indica un errore di recapito permanente, ovvero che la tua email non ha raggiunto e non raggiungerà il destinatario. Ciò significa che se dovessi mai riscontrare un hard bounce, dovresti rimuovere l'indirizzo email corrispondente dalla tua lista.

I rimbalzi duri possono verificarsi per diversi motivi, tra cui:

• Indirizzo email non valido o inesistente: Ciò accade quando l'indirizzo email fornito dal destinatario è errato, digitato in modo errato o non più attivo. Potrebbe essere dovuto a un errore di battitura, a un problema temporaneo con il server di posta elettronica del destinatario o alla chiusura o all'abbandono dell'account da parte del destinatario.
• Il nome di dominio non esiste: Se il nome di dominio nell'indirizzo email non esiste o è scritto in modo errato, l'email verrà respinta. Potrebbe essere dovuto a un errore di battitura o a un errore nell'inserimento del dominio.
• Problemi con il server di posta elettronica: Il server di posta elettronica del destinatario potrebbe avere problemi tecnici o di manutenzione, impedendo la consegna delle email. In tal caso, l'email verrà restituita al mittente.
• Bloccato dal server del destinatario: Alcuni server di posta elettronica utilizzano filtri antispam o misure di sicurezza rigorose che possono bloccare le email in arrivo in base a determinati criteri. Se la tua email viene contrassegnata come spam o attiva uno di questi filtri, potrebbe risultare in un hard bounce.
• Restrizioni o blacklist dell'ISP: Gli Internet Service Provider (ISP) mantengono elenchi di spammer noti o mittenti problematici. Se il tuo indirizzo email o l'indirizzo IP del tuo provider di posta elettronica è presente in uno di questi elenchi, il server di posta elettronica del destinatario potrebbe rifiutare l'email, causando un hard bounce.

Rimbalzo morbido

Rimbalzi morbidi Indica un errore di recapito temporaneo. Ciò significa che la tua email potrebbe essere momentaneamente rimbalzata, ma potrebbe raggiungere la casella di posta desiderata in futuro. Le cause più comuni dei soft bounce includono:

• La casella di posta è piena: Se la casella di posta del destinatario sta per raggiungere il limite di spazio di archiviazione, ma non lo ha ancora raggiunto, il server di posta potrebbe rifiutare temporaneamente le email in arrivo. Questo è considerato un soft bounce, perché una volta che il destinatario libera spazio nella propria casella di posta, le email future potranno essere recapitate correttamente.
• Problemi temporanei di consegna: Potrebbero esserci problemi temporanei con il server di posta elettronica o la rete del destinatario che impediscono il recapito dell'email. Questi problemi potrebbero includere tempi di inattività del server, congestione della rete o attività di manutenzione. Una volta risolto il problema, l'email verrà recapitata correttamente.
• Email di grandi dimensioni: Se la dimensione del messaggio e-mail supera i limiti del server di posta elettronica del destinatario, potrebbe verificarsi un soft bounce. Il server potrebbe rifiutare temporaneamente l'e-mail, ma consentirne la consegna se la dimensione viene ridotta o se i limiti del server vengono aumentati.
• Impostazioni di vacanza o risposta automatica: Alcuni account di posta elettronica sono configurati con messaggi di assenza o di risposta automatica. Quando un'email viene inviata a un account di questo tipo, il server potrebbe rispondere con una risposta automatica che indica l'assenza del destinatario. Questo è considerato un soft bounce perché l'email non viene recapitata direttamente nella posta in arrivo del destinatario.
• Greylist: Lista grigia È una tecnica utilizzata da alcuni server di posta elettronica per combattere lo spam. Quando si riceve un'email da un mittente sconosciuto, il server la rifiuta temporaneamente, richiedendo di reinviarla in un secondo momento. I server di posta elettronica legittimi solitamente riprovano e, al secondo tentativo, l'email viene recapitata correttamente.
• Filtraggio dei contenuti: Alcuni server di posta elettronica utilizzano meccanismi di filtraggio dei contenuti che analizzano il contenuto delle email in arrivo. Se l'email attiva determinati filtri o contiene contenuti sospetti, il server potrebbe rifiutarla temporaneamente. Questo può includere email con determinate parole chiave, allegati o formattazione che corrispondono alle regole di filtraggio del server.

In genere, i provider di servizi di posta elettronica cercano di recapitare queste e-mail entro le successive 72 ore, dopodiché l'e-mail non verrà recapitata.

Qual è un tasso di rimbalzo accettabile?

La frequenza di rimbalzo è la percentuale di email che non vengono recapitate rispetto al totale delle email inviate.

La frequenza di rimbalzo dovrebbe essere la più vicina possibile allo zero. Dipende dalle dimensioni e dal settore della tua azienda, ma non dovrebbe superare il 2%. Ciò significa che se la tua frequenza di rimbalzo è superiore al 2%, potresti voler rivalutare le tue strategie. In pratica, molti mittenti puntano a rimanere al di sotto dell'1%, mentre qualsiasi valore superiore al 2% è spesso considerato un segnale di allarme dai provider di posta elettronica.

Come prevenire i rimbalzi delle email

Ridurre la frequenza di rimbalzo delle email si basa sul miglioramento della qualità delle liste, sul rafforzamento della configurazione di invio e sull'evitare comportamenti che attivano i filtri. Ecco cosa puoi fare per prevenire i rimbalzi delle email:

• Evita i filtri antispam: Anche le email legittime possono essere segnalate se assomigliano allo spam o se ricevono reclami.
• Non usare parole che possano scatenare reazioni negative: Un linguaggio eccessivamente promozionale può attivare i sistemi di filtraggio e ridurre la probabilità di consegna.
• Utilizza un dominio personalizzato: Inviare messaggi dal proprio dominio offre un maggiore controllo sulla reputazione e sull'autenticazione.
• Autentica il tuo dominio: Una corretta autenticazione garantisce che i server riceventi si fidino delle tue email.

• Mantieni pulita la tua lista: I contatti obsoleti o inattivi aumentano la probabilità di messaggi non recapitati.
• Convalida il tuo database: Convalida dell'email Rimuove gli indirizzi non validi e a rischio prima dell'invio.
• Convalida in tempo reale: La verifica degli indirizzi al momento della raccolta impedisce che dati errati vengano inseriti nell'elenco.
• Segmenta la tua lista: L'invio di contenuti pertinenti riduce il disimpegno e le segnalazioni di spam.
• Sii coerente: Una comunicazione regolare mantiene attiva la lista di contatti e riduce i problemi legati all'inattività.
• Utilizza un captcha: I sistemi Captcha aiutano a impedire ai bot di inviare indirizzi email non validi.
• Utilizzare le opzioni di consenso pertinenti: Allineare gli incentivi all'iscrizione agli interessi del pubblico migliora la qualità dei dati.

Come risolvere i problemi relativi alle email respinte

Una volta che si verificano i rimbalzi, l'attenzione si sposta sull'identificazione della causa e sulla prevenzione del ripetersi del problema.

• Iniziate esaminando i report di mancata consegna per capire perché i messaggi non sono stati recapitati. Questi report forniscono codici e spiegazioni che distinguono tra problemi temporanei e permanenti.
• Rimuovi immediatamente gli indirizzi non validi o inesistenti, poiché continuare a inviare messaggi a questi indirizzi danneggerà la tua reputazione di mittente.
• Riprova a inviare messaggi di errore (soft bounce) dopo un breve intervallo, poiché problemi temporanei come caselle di posta piene o tempi di inattività del server potrebbero risolversi da soli.
• Verifica la configurazione del dominio e del server per assicurarti che l'autenticazione, la configurazione DNS e l'infrastruttura di invio funzionino correttamente.
• Contatta i destinatari quando necessario, soprattutto nei casi in cui i messaggi potrebbero essere stati bloccati o filtrati involontariamente.
• Monitora le prestazioni nel tempo e tieni traccia dei miglioramenti man mano che pulisci la tua lista e modifichi le tue pratiche di invio.

Aumenta il tasso di successo delle tue email

Le email respinte riflettono lo stato di salute generale della tua strategia di email marketing. Mantenerle basse migliora la deliverability, protegge la reputazione del mittente e garantisce che i tuoi messaggi raggiungano il pubblico giusto. Ciò dipende da una gestione costante della lista, che prevede validazioni regolari, monitoraggio continuo, pulizia sistematica e identificazione tempestiva degli indirizzi a rischio, per prevenire problemi prima che influiscano sulle prestazioni.

Strumenti come DeBounce Monitoraggio dell'elenco e-mail Sosteniamo questo processo aiutandoti a verificare costantemente i tuoi dati e a mantenere un elenco che garantisca consegne puntuali.