Poiché sempre più persone scelgono di gestire parti importanti della propria vita personale e professionale in mobilità, rimanere connessi digitalmente sta diventando quasi una necessità quotidiana. Che si tratti di acquistare un nuovo paio di scarpe con il cellulare o di controllare la posta elettronica di lavoro mentre siamo in giro, le opportunità che il mondo digitale continua a offrirci sono praticamente infinite.

Tuttavia, questo può anche comportare nuove sfide di cui dobbiamo essere consapevoli. La principale è, senza dubbio, la sicurezza. Da un lato, un numero crescente di persone accede a informazioni riservate, come i messaggi di posta elettronica, da dispositivi digitali, mentre dall'altro, assistiamo a un'impennata di criminali informatici pronti a sfruttare queste situazioni potenzialmente vulnerabili per rubare dati, denaro e identità.

E sebbene questo scenario possa sembrare catastrofico e debba destare preoccupazione, è anche vero che è possibile adottare misure per proteggere le informazioni archiviate nei propri account di posta elettronica personali e professionali. La risposta sta nell'autenticazione a più fattori (MFA). Esistono diverse soluzioni.  Alternative a MailChimp che offrono MFA per la posta elettronica.

Comprensione dell'autenticazione di base

Invece di entrare subito nel vivo dell'MFA, abbiamo pensato fosse necessario chiarire cos'è l'autenticazione, perché è importante e come funziona. Quando parliamo di autenticazione, intendiamo semplicemente il processo di verifica dell'identità di chi si dichiara di essere.

Ciò è essenziale, soprattutto se si deve accedere a dati riservati, come quelli contenuti in un database di posta elettronica, ad esempio, o per accedere al tuo account di posta elettronica su un sito web specifico. Per garantire che solo la persona giusta abbia accesso al tipo corretto di sistemi e informazioni, è necessario dimostrare che sia il legittimo proprietario di quell'account.

Con l'autenticazione standard, puoi inserire il nome utente e la password che hai creato al momento della prima apertura dell'account. Sembra abbastanza facile, vero? Ecco perché i metodi di autenticazione tradizionali sono molto più inclini a fallire e causare problemi di sicurezza.

Tutto ciò che serve a qualcun altro per accedere al tuo account è sapere qual è il tuo indirizzo email – una cosa relativamente semplice da scoprire – e indovinare quale potrebbe essere la tua password. Gli hacker esperti possono decifrare anche le password (apparentemente) più complesse, il che garantisce loro l'accesso ad aree in cui non dovrebbero assolutamente trovarsi.

Poiché questo tipo di autenticazione è così inefficace, sempre più utenti online optano per un metodo molto più forte e affidabile: l'autenticazione a più fattori (MFA).

Che cos'è l'autenticazione a più fattori (MFA)?

In parole povere, l'autenticazione a più fattori (spesso nota anche come autenticazione a due fattori) aggiunge un ulteriore livello di sicurezza informatica. Questa strategia richiede di dimostrare la propria identità in almeno due modi, tra cui fornire password, rispondere a domande specifiche e altro ancora.

Perché l'MFA è così cruciale? I principali vantaggi da considerare

Sono numerosi i vantaggi che l'MFA può offrire sia ai privati ​​che alle aziende. Di seguito, ne esamineremo alcuni tra i più significativi.

Migliora la salute della password

Se ti affidi esclusivamente alle password per proteggere i tuoi account di posta elettronica più riservati ed essenziali, stai commettendo un grave errore che potrebbe costarti caro. Questo perché le password vengono spesso condivise, riutilizzate e possono persino essere indovinate dai criminali informatici.

Pur non eliminando le password, un approccio MFA alla sicurezza informatica garantisce che la loro integrità ed efficacia siano molto più elevate e tutelate rispetto al solo utilizzo delle password.

Aumenta la sicurezza generale

La maggiore sicurezza è uno dei vantaggi più importanti dell'MFA. Gli hacker potrebbero riuscire a violare un account di posta elettronica personale decifrando una password. Tuttavia, se dovessero fornire ulteriori informazioni o una prova d'identità, il gioco si farebbe inevitabilmente più complicato per loro.

Funziona con Single Sign-On (SSO)

Se l'autenticazione a più fattori (MFA) vi sembra un'attività complessa e dispendiosa in termini di tempo, sarete lieti di sapere che l'MFA può essere integrata in app specifiche e con il Single Sign-On. Ciò significa che gli utenti non dovranno più creare password diverse per tutte le app che utilizzano o per i loro diversi account di posta elettronica, godendo al contempo di un livello di sicurezza molto più elevato.

Aiuta a garantire la conformità normativa

Alcuni settori, come i servizi finanziari, la sanità e le assicurazioni, per citarne solo alcuni, sono fortemente regolamentati in materia di privacy e sicurezza dei dati. Questo rende l'MFA una scelta assolutamente ovvia, poiché contribuisce a garantire che solo gli utenti autorizzati abbiano accesso a dati e sistemi specifici.

È facilmente scalabile

Se la tua azienda sta attraversando un importante processo di crescita, sarai felice di scoprire che l'autenticazione a più fattori (MFA) può essere un modo fantastico per rafforzare tutti i tuoi sistemi e reti, aiutandoti allo stesso tempo a risparmiare tempo e denaro. Combinando l'autenticazione a più fattori (MFA) con l'SSO, ad esempio, eliminerai la necessità di creare più password, il che a sua volta velocizzerà il processo di accesso alla posta elettronica, migliorerà l'esperienza utente e alleggerirà il carico di lavoro del tuo reparto IT.

Può adattarsi a diversi casi utente

Sapevi che dati come l'indirizzo IP e la geolocalizzazione possono essere utilizzati nell'MFA adattiva? Questo perché situazioni del genere richiedono spesso una maggiore sicurezza, ed è esattamente ciò che l'MFA ti offre. Consideralo come un modo per distinguere le email legittime da quelle spam e aiutarti ad agire di conseguenza.

Rafforza la sicurezza dei dispositivi mobili

Sempre più persone hanno iniziato ad accedere e utilizzare i propri account di posta elettronica professionali in mobilità. Ciò significa che i dispositivi mobili non vengono più utilizzati solo per scopi personali, ma sono diventati veri e propri strumenti di produttività e redditività. Per questo motivo, garantire che i nostri dispositivi mobili siano sempre completamente protetti è fondamentale.

Questo è ciò che MFA ti consente di fare, soprattutto se scegli di integrarlo con SSO. In questo modo, potrai accedere a qualsiasi email di cui hai bisogno, da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, con la tranquillità di sapere che solo tu hai accesso a tali informazioni.

È molto personalizzabile

Un altro ottimo motivo, spesso sottovalutato, per scegliere l'MFA è che consente un elevato grado di personalizzazione. Che preferiate l'identificazione biometrica o rispondere a domande personali, con l'MFA potrete offrire un'esperienza utente estremamente fluida e personalizzata.

MFA: Quali sono le sue principali sfide?

Mentiremmo se affermassimo che l'MFA è una scienza perfetta. Se decidete di adottare l'MFA, dovete essere consapevoli di alcune potenziali sfide che potreste incontrare: di seguito ne elenchiamo alcune tra le più importanti, insieme ad alcuni ottimi consigli per superarle.

Difficoltà nell'incrementare i tassi di adozione

Come in molte altre situazioni legate alla tecnologia, ottenere il giusto consenso dagli utenti della posta elettronica non è sempre facile quando si suggerisce di implementare l'MFA. Il motivo? La maggior parte delle persone ritiene che tutti i livelli di sicurezza aggiuntivi per accedere a qualcosa come un account di posta elettronica siano inutilmente macchinosi e dispendiosi in termini di tempo.

Come risolvere questo problema

Per aggirare la complessità percepita degli MFA, è possibile agire su due fronti. Da un lato, è necessario istruire e formare i dipendenti sull'importanza di disporre di un MFA (come si potrebbe aver fatto con protocolli di posta elettronica), mostrando al contempo quanto sia rapido e semplice l'intero processo. D'altro canto, è necessario selezionare il metodo e la tecnologia MFA più adatti per rendere l'autenticazione dell'utente il più rapida, semplice e indolore possibile.

Immagine tratta da dataprot.net

Attacchi di phishing automatizzati

Sebbene l'MFA riduca drasticamente la probabilità di un attacco di phishing contro la tua azienda, purtroppo non la elimina completamente. Questo vale soprattutto per gli attacchi di phishing automatizzati, che, purtroppo, sono molto comuni nei reati informatici legati alla posta elettronica.

Come risolvere questo problema

È necessario continuare a istruire i dipendenti su come identificare potenziali tentativi di phishing e su come agire rapidamente quando ne viene individuato uno. Inoltre, ricorda loro di aprire solo link sicuri nelle e-mail e di segnalare immediatamente al proprio responsabile qualsiasi cosa strana o sospetta.

Segnalazione ritardata di problemi di sicurezza

Sapevi che la maggior parte delle violazioni della sicurezza richiede fino a 200 giorni per essere identificata? Immagina quanto possa essere catastrofico, soprattutto per un'azienda che opera in un settore fortemente regolamentato. Ecco perché è fondamentale che ogni volta che uno dei tuoi dipendenti individua qualcosa di sospetto, intervenga immediatamente segnalandolo.

Come risolvere questo problema

Proprio come potresti iscrivere il tuo staff a un posizione QA Se prevedi di espanderti a livello globale, dovresti anche fornire formazione per individuare i problemi di sicurezza. Assicurati di formare l'intera forza lavoro su come individuare i segnali più comuni di una violazione della sicurezza, soprattutto in termini di account di posta elettronica compromessi. Questi spesso includono:

  • Un improvviso cambio di password
  • La ricezione di email di phishing
  • La notifica dei tentativi di accesso da indirizzi IP o posizioni sconosciute

Immagine tratta da darkreading.com

Tipi di metodi MFA

Non tutti gli MFA per le email sono uguali. Di seguito sono riportati alcuni dei metodi MFA più diffusi attualmente disponibili. Familiarizzare con tutti questi metodi ti permetterà di capire quali sono più adatti alle tue esigenze specifiche.

App di autenticazione

Le app di autenticazione sfruttano algoritmi basati sul tempo che verificano l'identità degli utenti per concedere loro l'accesso a un sistema.

Link o codici e-mail

Utilizzando questo metodo MFA, un collegamento o un codice univoco viene inviato al tuo indirizzo email (presta attenzione al indirizzo email per assicurarti di non perdere il messaggio).

Chiave di sicurezza online Fast Identity (FIDO2)

Questo metodo MFA funziona collegando un'unità USB o un dispositivo NFC a un sistema e fornendo l'autenticazione dell'utente.

Token software OATH

Configurati come basati sul tempo o sugli eventi, questi token si basano sull'algoritmo RFC 4226 HOTP.

sms

A volte, anche un semplice messaggio di testo può essere un metodo MFA affidabile ed efficace per le e-mail. In genere, i sistemi inviano le password di autenticazione tramite messaggi di testo, senza richiedere agli utenti di scaricare un'app o abbonarsi a un servizio.

Smart card

Le smartcard funzionano allo stesso modo delle chiavi tradizionali, consentendo alle persone di accedere a luoghi specifici, sia online che offline.

Kit di sviluppo software (SDK) per token software

Questo metodo si basa su processi crittografici per autenticare un dispositivo mobile.

Riconoscimento vocale

Con questo metodo MFA, le voci degli utenti vengono registrate, salvate e utilizzate per autenticarli quando accedono ad app o siti web.

Come implementare l'MFA per la posta elettronica nella tua azienda

Vediamo ora come, in pratica, puoi implementare l'MFA per la posta elettronica in tutta la tua azienda.

Seleziona la tua soluzione MFA

Innanzitutto, dovrai scegliere una delle numerose soluzioni MFA attualmente disponibili. Se i tuoi dipendenti utilizzano frequentemente dispositivi mobili, potrebbe essere una buona idea optare per un'app di autenticazione mobile-ready.

Implementa prima l'MFA per i tuoi account amministrativi

Prima di estendere l'MFA a tutto il personale, è opportuno iniziare dagli account email degli amministratori. Questo perché, in genere, sono questi account a essere più vulnerabili agli attacchi informatici esterni, poiché tendono a contenere informazioni molto più sensibili.

Adottare un approccio aziendale

Dopo esserti assicurato che tutti i tuoi account amministrativi dispongano dell'autenticazione a più fattori (MFA), devi passare rapidamente alla protezione delle email del resto della tua forza lavoro. Per garantire che una maggiore sicurezza dei dati non vada a scapito dell'esperienza utente o della produttività, ricorda di adottare la stessa soluzione MFA in tutta la tua organizzazione.

Considera lo strumento MFA che hai scelto come un cervello centrale, in cui tutti i tuoi sistemi e le tue applicazioni agiscono come terminazioni nervose di una rete neurale (leggi qui per scoprire esattamente cos'è una rete neurale).

Continua a comunicare e a offrire supporto

Il processo di implementazione potrebbe rivelarsi complesso e potresti incontrare resistenze o reclami da parte del tuo personale. Pertanto, è fondamentale mantenere sempre aperta la comunicazione e continuare a chiedere feedback ai dipendenti, incoraggiandoli a chiedere supporto in caso di problemi.

Proteggi anche le tue vecchie applicazioni

La maggior parte delle aziende, anche quelle più tecnologicamente avanzate, tende ad avere una serie di sistemi legacy o applicazioni personalizzate che non supportano il metodo MFA. Se anche la tua azienda ha questo problema, non ignorarli: potresti trovarti in una posizione pericolosa.

Valutate invece di aggiornarli o, se non possibile, di eliminarli completamente. E ricordate: d'ora in poi tutti i vostri nuovi sistemi e applicazioni dovranno supportare la soluzione MFA scelta.

Preparati ad affrontare nuove sfide

Mentre ti sei preparato, insieme al tuo team, a questa nuova e probabilmente enorme revisione del tuo modo di lavorare, devi mantenere una mente aperta durante l'intero processo e anche oltre, perché nuove sfide e difficoltà sono sempre dietro l'angolo.

Ad esempio, alcuni dipendenti potrebbero comunque commettere errori che potrebbero mettere a repentaglio il sistema, come perdere una tessera o una chiave importante o rimanere bloccati fuori da un sistema quando ne hanno urgente bisogno. In queste situazioni, è necessario mantenere la calma ed evitare di attribuire la colpa a singoli individui, soprattutto quando si affronta il problema in pubblico.

Valuta, invece, di organizzare ulteriore formazione e, se uno dei tuoi dipendenti ha difficoltà particolari con l'MFA tramite e-mail, chiedigli se desidera essere supportato da un team leader o da un responsabile di linea man mano che acquisisce familiarità con la nuova soluzione.

Pronti a rendere i vostri sistemi a prova di proiettile?

Garantire che tutti i tuoi dati personali e professionali siano sempre al sicuro è fondamentale, soprattutto perché oggi sempre più persone eseguono una vasta gamma di azioni necessarie (e delicate) sui dispositivi digitali.

In questa guida, abbiamo esplorato come l'autenticazione a più fattori (MFA) per la posta elettronica possa aiutare sia i privati ​​che le aziende a ottenere una maggiore sicurezza dei dati e una maggiore protezione dagli attacchi informatici esterni. Adottare una soluzione MFA per la prima volta potrebbe sembrare un compito arduo e potresti persino incontrare qualche resistenza da parte di alcuni dei tuoi utenti di posta elettronica, ma ricorda che la posta in gioco è molto più alta.

Vale a dire, i dati, il denaro e le identità delle persone, che possono essere inclusi in liste email, app finanziarie, servizi in abbonamento e molto altro. Ecco perché l'MFA dovrebbe essere una scelta ovvia sia per gli utenti privati ​​che per quelli professionali.