Come filtrare le email in Gmail (passo dopo passo)

Newsletter, ricevute e thread di lavoro finiscono tutti nella stessa casella di posta e per trovare qualcosa di importante devi scorrere oltre tutto il resto. Puoi imparare a filtrare le email in Gmail in pochi minuti creando regole che etichettano, archiviano o inoltrano la posta per tuo conto, secondo Assistenza GmailQuando si imposta una regola, questa continua a funzionare in background, evitando così di dover ripetere la stessa pulizia manuale ogni giorno.

I filtri vengono creati sul sito web di Gmail per desktop, ma una volta configurati, vengono applicati a tutti i dispositivi su cui si accede alla casella di posta.

Come filtrare le email in Gmail

È possibile creare un filtro in due modi: tramite la barra di ricerca o dal menu Impostazioni di Gmail. Entrambi i metodi avvengono tramite browser sul sito desktop e, una volta impostati i criteri, portano alla stessa serie di azioni. La scelta del metodo dipende solitamente dal fatto che si abbia già un'email di esempio a disposizione o che si stiano pianificando diverse regole contemporaneamente.

Crea un filtro dalla barra di ricerca

mail.google.com

1. Apri Gmail in un browser e fai clic su Mostra le opzioni di ricerca icona (i cursori) sul lato destro della barra di ricerca.
2. Inserisci i tuoi criteri, ad esempio, un mittente nel Da campo o una parola in Ha le parole.
3. Clicchi Crea un filtro nella parte inferiore del pannello.
4. Scegli le azioni che desideri, quindi fai clic Crea un filtro di nuovo per salvare.

Questo metodo è il più veloce quando si ha di fronte un'email su cui si desidera creare una regola. Gmail compila automaticamente il mittente e altri dettagli, riducendo al minimo la necessità di digitazione manuale.

Crea un filtro dalle impostazioni di Gmail

mail.google.com/settings

1. Fai clic sull'icona dell'ingranaggio, quindi Visualizza tutte le impostazioni.
2. Aprire il Filtri e indirizzi bloccati scheda.
3. Clicchi Crea un nuovo filtro, inserisci i tuoi criteri e fai clic Crea un filtro.
4. Seleziona le azioni da applicare, quindi fai clic Crea un filtro salvare.

Quando si creano più filtri contemporaneamente, il punto di partenza migliore è la sezione Impostazioni, in quanto permette di visualizzare immediatamente le regole esistenti ed evitare di crearne di duplicate o in conflitto tra loro.

Scegli cosa fa il filtro

Una volta impostati i criteri, Gmail ti mostra un elenco di azioni da selezionare: Salta la Posta in arrivo (Archivia), Segna come letto, Aggiungi ai preferiti, Applica un'etichetta, Inoltra, Elimina, Non inviare mai alla cartella Spam, Contrassegna sempre come importante e Categorizza. Puoi combinare diverse di queste azioni in un unico filtro.

Alcune azioni sono particolarmente utili in casi specifici. Non inviarlo mai nella cartella Spam Funziona bene per i mittenti attendibili che Gmail potrebbe interpretare erroneamente, come ad esempio un cliente il cui dominio occasionalmente attiva i controlli antispam. Contrassegnalo sempre come importante È utile per un breve elenco di persone le cui email non puoi permetterti di perdere, poiché influisce sul modo in cui la Posta in arrivo prioritaria di Gmail ordina i messaggi. Categorizzalo Invia i messaggi alle schede di Gmail come Promozioni o Aggiornamenti, se utilizzi quel layout.

La configurazione più comune è Salta la posta in arrivo accoppiato con Applicare l'etichetta, che sposta le newsletter o gli aggiornamenti di routine fuori dalla tua casella di posta principale mantenendoli organizzati. Considera anche di selezionare Applica inoltre il filtro alle conversazioni corrispondentiIn questo modo la nuova regola viene applicata alle email già presenti, non solo ai messaggi che arrivano dopo aver salvato il filtro.

Filtra Gmail per mittente, oggetto e parole chiave.

I campi dei criteri determinano quali messaggi verranno bloccati dal filtro. È importante impostarli con attenzione, perché un filtro con criteri troppo permissivi può ordinare, archiviare o nascondere email che in realtà si desiderava visualizzare.

Filtra per mittente, dominio o più indirizzi

Usa il Da campo per selezionare un singolo mittente. Per intercettare tutte le email di un'azienda, inserisci invece il dominio, ad esempio @azienda.com. Questo è utile quando un fornitore invia da diversi indirizzi all'interno dello stesso dominio, come fatturazione@ e supporto@. Per abbinare più mittenti contemporaneamente, separa gli indirizzi con OR in maiuscolo oppure elenca più voci direttamente nel campo Da.

Filtra per argomento o parole chiave

Usa il Oggetto per le parole che compaiono nella riga dell'oggetto, Ha le parole per qualsiasi cosa nel corpo del messaggio e Non ha Per escludere termini specifici. Inserisci una frase esatta tra virgolette quando vuoi che Gmail la corrisponda esattamente.

È inoltre possibile combinare i termini con gli operatori di ricerca di Gmail per rendere i filtri più mirati. Ad esempio, è possibile intercettare le email con "fattura" nell'oggetto ed escludere i messaggi che contengono "bozza". Guida di Gmail agli operatori di ricerca spiega le opzioni disponibili.

Filtra le email non lette e altre impostazioni di filtro comuni

Digita is:unread nella barra di ricerca per visualizzare solo i messaggi non letti. Si tratta di una ricerca in tempo reale, non di un filtro salvato, quindi non verrà eseguita automaticamente in background, ma è un modo rapido per esaminare i messaggi non letti prima di decidere quali regole applicare.

Ecco alcuni filtri iniziali da configurare:

• Indirizzare tutte le ricevute a un ricevute Vengono etichettate automaticamente, in modo da essere facilmente reperibili al momento della dichiarazione dei redditi o durante la rendicontazione delle spese.
• Contrassegna con una stella qualsiasi comunicazione proveniente dal tuo responsabile, in modo che risalti senza bisogno di un'etichetta separata.
• Archivia le newsletter non appena arrivano, evitando che finiscano nella tua casella di posta, ma permettendoti comunque di sfogliare il catalogo quando hai tempo.
• Inoltra le email relative a progetti specifici a un indirizzo email condiviso del team, in modo che gli aggiornamenti importanti non dipendano da una sola persona che li inoltra.

Come gestire, modificare ed eliminare i filtri di Gmail

Ogni filtro che hai creato si trova in un unico posto: Impostazioni profilo, poi Filtri e indirizzi bloccatiRivedi questo elenco ogni pochi mesi, poiché una regola che inizialmente sembrava sensata potrebbe iniziare a intercettare email che preferiresti visualizzare direttamente, soprattutto se cambiano il tuo ruolo o i tuoi contatti abituali.

Modifica o elimina un filtro esistente

1. Vai su Impostazioni profilo, poi Visualizza tutte le impostazioni, poi Filtri e indirizzi bloccati.
2. Trova il filtro nell'elenco e fai clic Modifica modificare i suoi criteri o le sue azioni, oppure Elimina per rimuoverlo.
3. Se si modifica, si regola la regola, fare clic Continua, poi Aggiorna filtro.

Filtri di esportazione e importazione

Seleziona i filtri che desideri conservare e fai clic Esportare per salvarli come file XML. Da lì, usa Filtri di importazione per caricare quel file in un altro account Gmail. Questo è particolarmente importante se gestisci più di una casella di posta con schemi simili, ad esempio un account personale e uno di lavoro, oppure se sei un'agenzia che configura diversi account cliente con le stesse regole di base. Esportare una volta e importare ovunque evita di dover ricreare manualmente la stessa logica ogni volta.

Utilizzo dei filtri nell'app Gmail per dispositivi mobili

L'app mobile di Gmail presenta una limitazione importante: non consente di creare o modificare filtri su Android o iOS. Non esiste una soluzione alternativa all'interno dell'app, quindi se avete cercato un'opzione per i filtri nel menu delle impostazioni del vostro telefono, ecco perché non l'avete trovata.

Hai ancora due opzioni. Puoi creare i tuoi filtri su un computer desktop oppure aprire Gmail in un browser mobile come Chrome o Safari e richiedere la versione desktop del sito. In questo modo avrai accesso allo stesso menu delle impostazioni che troveresti su un computer. Una volta creato un filtro, questo verrà applicato su tutti i dispositivi perché viene eseguito sui server di Google e non sul tuo telefono.

Nell'app è possibile effettuare ricerche con operatori, scorrere per archiviare o eliminare i messaggi e applicare etichette manualmente ai singoli messaggi. Queste azioni sono utili per una rapida pulizia, ma non sostituiscono un filtro salvato che gestisce automaticamente la stessa attività.

Una casella di posta che si organizza da sola

Alcuni filtri ben impostati possono rendere Gmail molto meno caotico. Impostali una volta sul sito desktop e continueranno a etichettare, archiviare e instradare i messaggi su tutti i dispositivi che utilizzi.

Inizia dalle principali fonti di disordine. Scegli due o tre mittenti che sposti manualmente di continuo, crea dei filtri per questi e procedi da lì. L'obiettivo non è organizzare ogni messaggio alla perfezione, ma eliminare la pulizia ripetitiva che rende la tua casella di posta più difficile da usare.

Se i tuoi problemi di posta in arrivo vanno oltre un singolo account Gmail, dai uno sguardo più ampio a come gestire il volume delle email, priorità e abitudini di pulizia quotidiana. Puoi anche trovare Altri consigli pratici per le email nei nostri post.