Rimbalzi duri contro rimbalzi morbidi

Quando un'email di marketing non raggiunge un destinatario, si verificano due situazioni. O l'email è finita nella cartella spam, oppure non è riuscita a raggiungere la posta in arrivo dell'iscritto. Quando un'email non viene inviata, significa che è stata "respinta". In altre parole, è tornata sul server, senza riuscire a raggiungere il destinatario a cui era destinata.

Le email respinte, soprattutto quelle "hard", possono danneggiare la reputazione del mittente. I soft bounce non sono così dannosi, ma è comunque importante monitorarli e gestirli per mantenere un'elevata deliverability.

In questo post scoprirai le differenze tra soft e hard bounce e come ridurre il tasso di rimbalzo delle tue email.

Cos'è un'email bounce?

Hai mai inviato un'e-mail e poi, pochi minuti dopo, hai ricevuto una risposta che ti informava che il tuo messaggio non poteva essere recapitato? Questo è un e-mail di rimbalzoSignifica che il tuo provider di servizi di posta elettronica (ESP) non è riuscito a inviare il messaggio al destinatario previsto.

Esistono due tipi di email di rimbalzo: rimbalzi duri e rimbalzi morbidi.

Cos'è l'Hard Bounce?

Un hard bounce è un errore permanente nel recapito di un'email. Ciò significa che il tuo ESP non è riuscito a recapitare l'email per un motivo permanente. Se provassi a recapitare l'email di nuovo, non andrebbe comunque a buon fine.

Un hard bounce è un messaggio email restituito al mittente perché l'indirizzo del destinatario non è valido. Un hard bounce può verificarsi a causa dell'assenza del nome di dominio o del destinatario sconosciuto.

In altre parole, non è possibile inviare nuovamente l'e-mail in nessuna circostanza.

Un hard bounce potrebbe verificarsi perché:

• Indirizzo email non valido o inesistente: l'indirizzo email non esiste oppure non lo hai inserito correttamente.
• Problemi di autenticazione: hai un indirizzo IP o un dominio nella blacklist, l'email è mancante o presenta intestazioni di autenticazione errate. Oppure il certificato SSL/TLS del tuo server di posta elettronica non è valido, è scaduto o non è attendibile.
• Problemi di dominio: il nome di dominio a cui è allegata l'e-mail non esiste.
• Destinatario bloccato: il servizio di posta elettronica del destinatario ha bloccato la consegna.
• Bassa reputazione del mittente: alti tassi di reclami per spam, alti tassi di rimbalzo, invio a trappole di spam, mancanza di autenticazione, modelli di invio incoerenti e finire nelle blacklist possono causare una bassa reputazione del mittente. Di conseguenza, gli ESP potrebbero inviare le tue email nelle cartelle spam dei destinatari.

Cos'è il rimbalzo morbido?

A differenza di un hard bounce, un soft bounce è un errore temporaneo nel recapito di un'email. Ciò significa che il tuo ESP non è riuscito a recapitare l'email al momento, ma potrebbe riuscire se riprovi in ​​seguito.

I soft bounce indicano generalmente un problema temporaneo di recapito a un indirizzo email e vengono trattati in modo diverso rispetto ai hard bounce.

I soft bounce si verificano spesso perché:

• Casella di posta piena: la posta in arrivo del destinatario è piena.
• Problemi temporanei del server: il server di posta elettronica del destinatario è temporaneamente inattivo o non disponibile.
• Dimensione del messaggio: l'e-mail è troppo grande per essere recapitata dal tuo ESP.
• Greylisting: il server di posta elettronica del destinatario ha temporaneamente rifiutato il messaggio, ma lo accetterà in seguito. Questo accade spesso quando si riceve un'email da un mittente sconosciuto o sospetto. Di solito, dopo un ulteriore tentativo, la consegna va a buon fine.

Per evitare che le email vengano respinte, puoi creare una lista di soppressione. Si tratta di un database di indirizzi email che desideri escludere dalle tue campagne.

Di solito questi indirizzi sono quelli che hanno:

• Presentati reclami o rinuncia per motivi di privacy
• Hard bounced a causa di un indirizzo non valido
• Annullato l'iscrizione alle comunicazioni
• Soft bounce ripetuto nel tempo
• Contrassegna le tue email come spam

Creando un elenco di soppressione che ti impedisca di inviare email a destinatari non interessati, puoi migliorare la recapitabilità delle email e proteggere la reputazione del mittente.

Rimbalzo morbido contro rimbalzo duro

La differenza principale tra un soft bounce e un hard bounce è che il primo è temporaneo, mentre il secondo è permanente. Mentre un hard bounce significa che la tua email non raggiungerà la posta in arrivo del destinatario in nessun caso, un soft bounce potrebbe comportare un leggero ritardo nella consegna.

Inoltre, un soft bounce ha un impatto minore sulla reputazione del mittente, poiché il problema è temporaneo.

D'altra parte, se continui a ricevere hard bounce, la reputazione del tuo dominio potrebbe essere seriamente compromessa. Hard bounce frequenti sono anche indice di scarsa igiene e gestione della tua mailing list.

Cosa fare se si verifica un soft bounce:

• Se un indirizzo continua a non essere recapitato, valuta la possibilità di rimuoverlo dalla tua mailing list attiva.
• Tieni d'occhio i tassi di soft bounce per identificare problemi ricorrenti.
• Attendi. Il tuo server di posta elettronica riproverà a inviare l'email.

Cosa fare se si verifica un hard bounce:

• Pulisci regolarmente la tua lista email per rimuovere gli indirizzi non validi e mantenerne la qualità.
• Rimuovi dalla tua mailing list gli indirizzi email che generano hard bounce.
• Controlla i motivi più comuni per cui si verificano continuamente hard bounce.

Cause dei rimbalzi duri

Di seguito sono elencati i motivi più comuni per cui le tue email potrebbero generare hard bounce.

1. Il destinatario non esiste

Se invii un'e-mail a un indirizzo non valido, significa che il destinatario non esiste oppure che hai inserito l'indirizzo in modo errato.

Per evitare ciò, assicurati di:

• Controlla eventuali errori di battitura (ad esempio nomi di dominio scritti in modo errato, caratteri fuori posto, parti mancanti dell'indirizzo).
• Assicurati che la parte del dominio dell'e-mail esista eseguendo una ricerca DNS o utilizzando uno strumento di convalida e-mail.
• Se dopo aver verificato l'indirizzo non riesci ancora a recapitarlo, rimuovilo dalla tua mailing list.

MxToolbox è uno strumento di ricerca DNS che verifica se un nome di dominio esiste prima di inviare un'e-mail.

Se il risultato è un segno di spunta verde, il dominio è valido. Se è una "X" rossa, il nome di dominio non esiste. Puoi anche utilizzare uno strumento di convalida email come DeBounce per verificare gli indirizzi email.

1. Carica in blocco la tua lista email.
2. Lo strumento pulirà il tuo elenco rilevando le caselle di posta non valide, spam o inattive.
3. Riceverai un elenco di indirizzi email pulito che potrai utilizzare nelle tue campagne di marketing.

2. Un server ha bloccato la tua email

Quando un server blocca la tua posta elettronica, di solito significa che c'è un problema con l'autenticazione della tua posta elettronica, la reputazione del mittente o la qualità dell'elenco.

Se il problema è l'autenticazione, assicurati di:

• Assicurati che il tuo dominio disponga di un Sender Policy Framework (SPF) che specifichi quali server possono inviare e-mail per conto del tuo dominio.
• Imposta DomainKeys Identified Mail (DKIM) per firmare le tue email con una firma digitale. Questo consente al server del destinatario di verificare che nessuno abbia alterato la tua email e che provenga da una fonte legittima.
• Implementa DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting, and Conformance) per specificare come il tuo dominio gestisce gli errori di autenticazione. Questo aiuta a prevenire l'uso non autorizzato del tuo dominio e crea fiducia con i server destinatari.
• Assicurati che i tuoi indirizzi IP di invio abbiano i record Pointer (PTR) corrispondenti impostati nel DNS. Verifica che i tuoi record PTR corrispondano al record A del tuo dominio (l'indirizzo IP primario). Questo aiuta a confermare la tua legittimità come mittente.

3. Errore di sfida-risposta

Un errore di tipo challenge-response si verifica quando un server di posta elettronica o un destinatario utilizza un ulteriore livello di autenticazione. Questo livello aggiuntivo è un sistema di challenge-response, che aiuta a verificare la legittimità delle email in arrivo.

Funziona inviandoti una risposta automatica che ti chiede di rispondere a una domanda o di eseguire un'azione specifica per confermare che non sei un essere umano e non un bot automatico di spam.

Se dovessi mai ricevere questa e-mail, completa sempre qualsiasi azione ti venga richiesta per garantirne la consegna.

Cause dei rimbalzi morbidi

Perché si verificano i soft bounce? Di seguito elenchiamo alcuni dei principali responsabili.

1. Errore DNS o altri errori

Errori del Domain Name System (DNS) e altri errori di recapito possono impedire alle email di raggiungere i destinatari previsti. Un errore DNS si verifica quando la ricerca DNS del dominio del destinatario fallisce. Ciò significa che il server di posta elettronica non riesce a trovare l'indirizzo IP associato al dominio del destinatario. Potrebbe anche significare che il server è offline o non è configurato correttamente.

Nello screenshot qui sotto, nota come il dominio sia "gmail.com", che non esiste. Questo semplice errore di battitura ha causato l'errore DNS.

Se ricevi un messaggio di errore DNS, puoi:

• Verificare il dominio del destinatario tramite la ricerca DNS o un servizio di convalida e-mail.
• Attendi che il tuo ESP riprovi automaticamente a inviare l'e-mail.
• Controllare le blacklist DNS.

2. Un messaggio è troppo grande

A volte, un'e-mail non viene inviata perché un allegato o il messaggio stesso sono troppo grandi. Per assicurarti che l'e-mail venga inviata correttamente, riduci le dimensioni del messaggio o dell'allegato. Assicurati che l'e-mail, incluse tutte le intestazioni, i testi, le immagini e i documenti, sia più piccola della dimensione massima consentita dalla posta in arrivo del destinatario.

Ogni ESP ha requisiti diversi per il massimo dimensione dell'emailTuttavia, come regola generale, è consigliabile mantenere le dimensioni al di sotto dei 500 KB per evitare potenziali errori di recapito.

3. È stato raggiunto un limite

Spesso i provider di servizi Internet (ISP) limitano il numero di e-mail che è possibile inviare entro un determinato intervallo di tempo.

Una volta raggiunto tale limite, le tue email potrebbero non raggiungere le caselle di posta dei destinatari a causa di ritardi nella consegna o di messaggi di ritorno.

Per evitare questo problema, è importante conoscere i limiti del proprio ISP e monitorare la frequenza e il volume di invio. Distribuire le campagne email nel tempo per evitare di raggiungere tali limiti.

Poiché i server di posta elettronica solitamente riprovano a inviare email dopo un soft bounce, questo può influire sui tassi di invio. Pertanto, assicurati che il tuo server di posta elettronica non riprovi a inviare email troppo spesso.

Un intervallo di tempo compreso tra 15 minuti e un'ora è più che appropriato. E i tentativi non dovrebbero durare più di 72 ore.

Come ridurre il tasso di rimbalzo delle email

Segui questi passaggi per ridurre il tasso di rimbalzo delle tue email e migliorarne la recapitabilità.

1. Utilizzare DeBounce

DeBounce è uno strumento di convalida delle email che elimina rapidamente le email non valide. Offre una funzione di caricamento in blocco, così non è necessario inserire manualmente gli indirizzi email.

Una volta completata l'analisi del tuo elenco email, potrai separare gli indirizzi validi da quelli non validi per assicurarti di non includere indirizzi inattivi o inesistenti nelle tue campagne email.

Caratteristiche principali:

• Tecnologia anti-greylisting
• Controllo email usa e getta
• Controllore di dominio catch-all
• API di verifica e-mail
• Deduplicazione delle e-mail
• Rimozione della trappola anti-spam
• Eliminatore di sintassi

DeBounce offre una tariffazione a consumo, ovvero paghi solo ciò che utilizzi. Quindi, niente eccedenze. Acquisti solo ciò di cui hai bisogno e non devi preoccuparti di perdere crediti.

2. Richiedi un doppio opt-in

È possibile impostare un sistema di doppia adesione che richiede ai potenziali abbonati di verificare e confermare i propri indirizzi e-mail.

(Image Source)

Altrimenti, un utente si limiterebbe a compilare un modulo di iscrizione sul tuo sito web e a inserire il proprio indirizzo email. Quell'indirizzo email potrebbe non esistere. Oppure, l'utente potrebbe averlo scritto male. In ogni caso, una volta che inizi a inviare email a quell'indirizzo, queste verranno respinte. Il doppio opt-in garantisce il funzionamento di un indirizzo email richiedendo agli utenti di cliccare su un link di verifica o di inserire un codice di verifica che invierai loro. Pertanto, li aggiungerai alla tua mailing list solo dopo che avranno cliccato sul link o inserito il codice.

Questo ti aiuta a migliorare la qualità della tua mailing list.

3. Invia email da un dominio personalizzato

È meglio inviare email da un dominio personalizzato. I servizi di posta elettronica gratuiti come Gmail o Outlook utilizzano spesso indirizzi IP condivisi, il che significa che le azioni di altri utenti potrebbero influire sulla reputazione del mittente.

Inoltre, questi servizi supportano poco o niente i protocolli di autenticazione e-mail come SPF, DKIM e DMARC.

Non utilizzare un dominio personalizzato potrebbe anche avere un impatto negativo sul tuo brand. Pensaci. Se sei un marchio di abbigliamento, quanti clienti pensi che si fiderebbero di un'email proveniente dall'indirizzo "[email protected]"?

Probabilmente nessuno.

Per creare fiducia, crea un indirizzo email come "[email protected]" per riflettere il tuo brand. Google Workspace o Microsoft 365 sono ottimi servizi da utilizzare quando si configura un dominio email personalizzato.

A volte, i provider di web hosting consentono anche di creare un dominio personalizzato al momento della registrazione al loro servizio. Ad esempio, Bluehost collabora con Google Workspace e integra il servizio di posta elettronica nel suo pannello di controllo.

4. Verifica il tuo dominio

Verifica il tuo dominio e implementa protocolli di autenticazione e-mail, come DMARC, SPF e DKIM. Questi protocolli ti aiutano a mantenere consegna email, garantisci la sicurezza e crea fiducia nei tuoi destinatari. Garantisce inoltre che le tue email siano legittime e non frutto di attacchi di spoofing.

5. Segmenta la tua lista

Le campagne segmentate accelerano i ricavi delle e-mail da 260%Uno dei motivi è che la segmentazione degli elenchi riduce i reclami per spam. Quando segmenta la tua lista email, puoi inviare messaggi pertinenti agli iscritti che potrebbero interagire con i tuoi contenuti. Ciò significa che saranno meno propensi a segnalare le tue email come spam. Questo ha un impatto positivo sulla reputazione del mittente.

Ecco come segmentare la tua mailing list:

1. Raccogli dati sui tuoi potenziali clienti e abbonati.

• Utilizza i moduli per raccogliere informazioni chiave come posizione, interessi, motivazioni, obiettivi e preferenze. Se operi nel settore B2B, potresti anche voler chiedere informazioni sulla qualifica professionale, le dimensioni dell'azienda, il numero di dipendenti, ecc.
• Fai sondaggi per scoprire gli interessi e le preferenze dei tuoi iscritti.
• Utilizza l'analisi web e le metriche e-mail per comprendere il comportamento degli abbonati.

2. Segmenta in base ai tuoi criteri preferiti.

• Prendi in considerazione dati demografici quali età, sesso, posizione geografica, occupazione, reddito, posizione geografica, ecc.
• Prendi in considerazione i dati comportamentali, come le interazioni passate, la cronologia degli acquisti o il coinvolgimento tramite e-mail (ad esempio, aperture, clic)
• Considera a quali prodotti o servizi sono interessati i tuoi iscritti.

3. Suddividi i tuoi iscritti in diversi segmenti per le tue campagne di email marketing.

• Se sei un'azienda globale o nazionale, puoi segmentare in base a paese, stato, città o regione.
• Se offri prodotti in diverse categorie, segmentali in base agli interessi (ad esempio, possiedi un supermercato che offre tutti i tipi di prodotti, dai gadget tecnologici ai beni personali).
• Osservando le metriche di coinvolgimento, separa gli abbonati attivi da quelli inattivi.

4. Crea contenuti mirati per ogni segmento.

• Ad esempio, clienti statunitensi: offrire promozioni specifiche per il mercato statunitense.
• Ad esempio, appassionati di tecnologia: condividete aggiornamenti sui nuovi prodotti tecnologici.
• ad esempio, per gli acquirenti recenti, inviare offerte di follow-up o premi fedeltà.

6. Evita il linguaggio spam

Gli ESP monitorano le email alla ricerca di determinate parole, immagini e frasi per contrassegnarle come spam. Frasi come "SCONTO DEL 50%", "Agisci subito" e "Offerta gratuita" possono far finire le tue email nelle cartelle spam. Queste frasi tendono a essere eccessivamente promozionali e fuorvianti.

Altri fattori che possono far sì che le tue email attivino i filtri antispam includono:

• Formattazione non professionale
• Punteggiatura eccessiva
• Troppi link

Evitare trigger di spam è solo uno degli aspetti del mantenimento dell'integrità e della recapitabilità delle email.

7. Inviare e-mail regolarmente

Inviare email coerenti può aiutarti a mantenere un basso tasso di rimbalzo e a costruire un rapporto con gli iscritti.

Questo perché mantiene la tua attività al primo posto nei tuoi pensieri e coinvolge i potenziali clienti.

Una comunicazione e-mail incoerente può indurre gli iscritti a dimenticare il tuo marchio e a contrassegnare le tue e-mail come spam.

8. Tieni traccia della recapitabilità delle tue email

Monitora la deliverability delle tue email per assicurarti che raggiungano effettivamente le persone. L'email marketing non è mai un approccio "imposta e dimentica". Lo stesso motivo per cui vorresti monitorare i tassi di coinvolgimento è lo stesso motivo per cui vuoi monitorare la deliverability delle email. Il motivo? Non puoi migliorare ciò che non misuri.

Se non si affrontano tempestivamente i problemi di recapito delle email, si rischia:

• Reputazione del mittente danneggiata
• Bassi tassi di coinvolgimento
• Frequenze di rimbalzo elevate
• filtraggio dello spam

Utilizza i test A/B per vedere quali elementi delle tue email portano alle migliori prestazioni. Inoltre, tieni traccia del tuo frequenza di rimbalzo, tassi di apertura, reclami degli abbonati e segnalazioni di spam per proteggere la reputazione del mittente e assicurarti che le email vengano inviate al destinatario giusto.

9. Pulisci regolarmente la tua lista

Aggiornamento e pulizia della tua lista email garantisce che non vengano inviate email a indirizzi non validi o inesistenti.

Utilizza uno strumento di convalida email come DeBounce per eseguire un controllo dei dati e rimuovere le email errate. È inoltre consigliabile controllare periodicamente i feedback loop per rimuovere gli iscritti che inviano segnalazioni di spam. E rimuovi anche gli iscritti inattivi. Inviare email a questi lead non interessati può compromettere i tassi di coinvolgimento, il che a sua volta può compromettere la deliverability.

Infine, integrare un piattaforma dati cliente (CDP) nel tuo stack tecnologico. Non solo migliora l'efficacia delle tue comunicazioni, ma un CDP ti aiuta a gestire e aggiornare senza problemi le informazioni sui clienti, garantendo che le tue liste email siano accurate e aggiornate.

Sulla strada giusta per migliorare le metriche delle email

Comprendere le differenze tra hard e soft bounce è fondamentale per mantenere una strategia di email marketing sana ed efficace. Monitorando proattivamente la deliverability delle email, autenticando le email e mantenendo una lista pulita, puoi migliorare il tasso di successo delle tue campagne.

Ricorda, un piccolo rimbalzo nel tuo percorso è accettabile, ma troppi rimbalzi nella tua campagna email possono vanificare i tuoi sforzi. Mantieni le tue email salde affrontando sia i rimbalzi hard che quelli soft non appena si verificano.

In caso di dubbio, prova DeBounce gratuitamente ora e paga solo per ciò di cui hai bisogno.