Rimbalzi duri vs. Rimbalzi morbidi: cosa dovrebbero sapere i professionisti del marketing

Quando un'email di marketing non raggiunge un destinatario, si verificano due situazioni. O l'email è finita nella cartella spam, oppure non è riuscita a raggiungere la posta in arrivo dell'iscritto. Quando un'email non viene inviata, significa che è stata "respinta". In altre parole, è tornata sul server, senza riuscire a raggiungere il destinatario a cui era destinata.

In termini tecnici, un'email bounce si verifica durante il processo di trasmissione. Dopo aver premuto "Invia", il messaggio viaggia dal server di invio al server di posta del destinatario. Se il server di ricezione rifiuta il messaggio per qualsiasi motivo, invia una notifica sullo stato di consegna al server. Questo segnale di ritorno è ciò che chiamiamo "bounce". Indica che il messaggio non è stato accettato correttamente nella casella di posta del destinatario.

Monitorare i tassi di rimbalzo è essenziale per mantenere un buon posizionamento nella posta in arrivo. I provider di servizi Internet interpretano ripetuti errori di recapito come un segnale di scarsa igiene delle liste o di pratiche di invio rischiose. Tassi di rimbalzo elevati possono indebolire il tuo reputazione del mittente, riducono la deliverability e aumentano la probabilità che le campagne future vengano filtrate o bloccate. Mantenere sotto controllo i tassi di rimbalzo protegge le prestazioni delle email a lungo termine.

È inoltre importante comprendere che non tutti i bounce hanno la stessa importanza. Alcuni indicano errori di recapito permanenti, mentre altri indicano problemi temporanei che potrebbero risolversi da soli. Comprendere la differenza tra hard bounce e soft bounce, e la differenza tra soft e hard bounce, consente di rispondere in modo appropriato e di proteggere la credibilità del mittente.

Cos'è un'email bounce?

Hai mai inviato un'e-mail e poi, pochi minuti dopo, hai ricevuto una risposta che ti informava che il tuo messaggio non poteva essere recapitato? Questo è un e-mail di rimbalzoSignifica che il tuo provider di servizi di posta elettronica (ESP) non è riuscito a inviare il messaggio al destinatario previsto.

Esistono due tipi di email di rimbalzo: rimbalzi duri e rimbalzi morbidi.

Cos'è l'Hard Bounce?

Un hard bounce è un errore permanente nel recapito di un'email. Ciò significa che il tuo ESP non è riuscito a recapitare l'email per un motivo permanente. Se provassi a recapitare l'email di nuovo, non andrebbe comunque a buon fine.

Un hard bounce è un messaggio email restituito al mittente perché l'indirizzo del destinatario non è valido. Un hard bounce può verificarsi a causa dell'assenza del nome di dominio o del destinatario sconosciuto.

In altre parole, non è possibile inviare nuovamente l'e-mail in nessuna circostanza.

Un hard bounce potrebbe verificarsi perché:

• Indirizzo email non valido o inesistente: l'indirizzo email non esiste oppure non lo hai inserito correttamente.
• Problemi di autenticazione: hai un indirizzo IP o un dominio nella blacklist, l'email è mancante o presenta intestazioni di autenticazione errate. Oppure il certificato SSL/TLS del tuo server di posta elettronica non è valido, è scaduto o non è attendibile.
• Problemi di dominio: il nome di dominio a cui è allegata l'e-mail non esiste.
• Destinatario bloccato: il servizio di posta elettronica del destinatario ha bloccato la consegna.
• Bassa reputazione del mittente: alti tassi di reclami per spam, alti tassi di rimbalzo, invio a trappole di spam, mancanza di autenticazione, modelli di invio incoerenti e finire nelle blacklist possono causare una bassa reputazione del mittente. Di conseguenza, gli ESP potrebbero inviare le tue email nelle cartelle spam dei destinatari.

Cos'è il rimbalzo morbido?

A differenza di un hard bounce, un soft bounce è un errore temporaneo nel recapito di un'email. Ciò significa che il tuo ESP non è riuscito a recapitare l'email al momento, ma potrebbe riuscire se riprovi in ​​seguito.

I soft bounce indicano generalmente un problema temporaneo di recapito a un indirizzo email e vengono trattati in modo diverso rispetto ai hard bounce.

I soft bounce si verificano spesso perché:

• Casella di posta piena: la posta in arrivo del destinatario è piena.
• Problemi temporanei del server: il server di posta elettronica del destinatario è temporaneamente inattivo o non disponibile.
• Dimensione del messaggio: l'e-mail è troppo grande per essere recapitata dal tuo ESP.
• Greylisting: il server di posta elettronica del destinatario ha temporaneamente rifiutato il messaggio, ma lo accetterà in seguito. Questo accade spesso quando si riceve un'email da un mittente sconosciuto o sospetto. Di solito, dopo un ulteriore tentativo, la consegna va a buon fine.

Per evitare che le email vengano respinte, puoi creare una lista di soppressione. Si tratta di un database di indirizzi email che desideri escludere dalle tue campagne.

Di solito questi indirizzi sono quelli che hanno:

• Presentati reclami o rinuncia per motivi di privacy
• Hard bounced a causa di un indirizzo non valido
• Annullato l'iscrizione alle comunicazioni
• Soft bounce ripetuto nel tempo
• Contrassegna le tue email come spam

Creando un elenco di soppressione che ti impedisca di inviare email a destinatari non interessati, puoi migliorare la recapitabilità delle email e proteggere la reputazione del mittente.

Rimbalzi duri contro rimbalzi morbidi

Confrontando soft bounce e hard bounce, la differenza principale sta nel fatto che il problema di recapito sia temporaneo o permanente. Un soft bounce di solito segnala un problema a breve termine. Un hard bounce significa che l'email non può essere consegnata affatto.

Comprendere la differenza tra soft e hard bounce ti aiuta a sapere quando riprovare l'invio e quando rimuovere un indirizzo dall'elenco.

Tipo di guasto

In un soft bounce, l'errore di recapito è temporaneo. Il server ricevente non è stato in grado di accettare il messaggio in quel momento, ma l'indirizzo è ancora valido. La consegna potrebbe andare a buon fine in un tentativo successivo. In un hard bounce, l'errore è permanente. Il server ricevente ha rifiutato il messaggio perché l'indirizzo non è valido o non esiste. L'email non può essere recapitata né ora né in futuro.

La differenza fondamentale è la recuperabilità. I ​​soft bounce possono essere risolti. Gli hard bounce no.

Cause

I soft bounce si verificano solitamente a causa di problemi di recapito temporanei. L'indirizzo è valido, ma qualcosa blocca il messaggio al momento dell'invio:

Errori DNS o del server: Il dominio ricevente non è stato trovato, il server è offline o non è configurato correttamente. Anche un errore di battitura nel nome del dominio può causare questo errore.

Messaggio troppo grande: L'email o l'allegato superano le dimensioni massime consentite dal destinatario. Ridurre le immagini, i file o il peso complessivo del messaggio spesso risolve il problema.

Limiti di invio raggiunti: Il server ricevente ha temporaneamente limitato le email in arrivo a causa del volume. La consegna potrebbe avvenire una volta ripristinati i limiti.

Impatto sulla recapitabilità

I soft bounce e gli hard bounce non hanno la stessa importanza e i provider di caselle di posta li trattano in modo diverso. I soft bounce di solito comportano un rischio a breve termine. Un numero limitato di errori temporanei è previsto durante l'invio normale. Il problema sorge quando i soft bounce si ripetono. Errori temporanei ripetuti suggeriscono dati obsoleti o problemi di interazione. Nel tempo, questo può ridurre il posizionamento nella posta in arrivo e aumentare il filtraggio.

Gli hard bounce creano danni immediati e duraturi. L'invio a indirizzi non validi o inesistenti è indice di una cattiva gestione delle liste. I provider di caselle di posta interpretano questo comportamento come rischioso. Con l'aumento degli hard bounce, la reputazione del mittente diminuisce e le campagne future hanno maggiori probabilità di finire nello spam o di essere bloccate.

Ignorare uno dei due tipi aumenta il rischio. I soft bounce non gestiti si accumulano. Gli hard bounce non rimossi indeboliscono rapidamente la credibilità. Monitoraggio e pulizia costanti delle liste proteggere la reputazione del mittente e mantenere un posizionamento stabile nella posta in arrivo.

Codici di risposta SMTP

Quando un'e-mail non viene recapitata, il server ricevente restituisce un codice di risposta che ne spiega il motivo. Questi codici aiutano a determinare se l'errore è temporaneo o permanente.

I codici che iniziano con 4xx indicano un problema temporaneo. Il server ricevente non è riuscito ad accettare il messaggio in quel momento, ma la consegna potrebbe avvenire in un secondo momento. Nella maggior parte dei casi, ciò si traduce in un soft bounce. I codici che iniziano con 5xx indicano un errore permanente. Il server ricevente ha rifiutato completamente il messaggio. L'indirizzo non è valido o non può ricevere posta. Ciò si traduce in un hard bounce.

Da una prospettiva di marketing, il significato è pratico. I codici 4xx indicano che è necessario monitorare e consentire nuovi tentativi, mentre i codici 5xx indicano che è necessario rimuovere l'indirizzo e proteggere la reputazione del mittente.

Come ridurre il tasso di rimbalzo delle email

Per ridurre il tasso di rimbalzo è necessario adottare misure preventive e coerenti. Aspettare che i messaggi non inviati si accumulino mette a rischio la reputazione del mittente e il posizionamento nella posta in arrivo.

La strategia più efficace si concentra sul controllo della qualità delle liste, sul rafforzamento della credibilità del dominio, sul mantenimento di modelli di invio costanti e sul monitoraggio delle prestazioni nel tempo. I passaggi seguenti illustrano azioni pratiche che riducono gli errori di recapito prima che influiscano sulle tue campagne.

1. Utilizzare DeBounce

DeBounce è uno strumento di convalida delle email che elimina rapidamente le email non valide. Offre una funzione di caricamento in blocco, così non è necessario inserire manualmente gli indirizzi email.

Una volta completata l'analisi del tuo elenco email, potrai separare gli indirizzi validi da quelli non validi per assicurarti di non includere indirizzi inattivi o inesistenti nelle tue campagne email.

Caratteristiche principali:

• Tecnologia anti-greylisting
• Controllo email usa e getta
• Controllore di dominio catch-all
• API di verifica e-mail
• Deduplicazione delle e-mail
• Rimozione della trappola anti-spam
• Eliminatore di sintassi

DeBounce offre una tariffazione a consumo, ovvero paghi solo ciò che utilizzi. Quindi, niente eccedenze. Acquisti solo ciò di cui hai bisogno e non devi preoccuparti di perdere crediti.

2. Richiedi un doppio opt-in

È possibile impostare un sistema di doppia adesione che richiede ai potenziali abbonati di verificare e confermare i propri indirizzi e-mail.

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Altrimenti, un utente si limiterebbe a compilare un modulo di iscrizione sul tuo sito web e a inserire il proprio indirizzo email. Quell'indirizzo email potrebbe non esistere. Oppure, l'utente potrebbe averlo scritto male. In ogni caso, una volta che inizi a inviare email a quell'indirizzo, queste verranno respinte. Il doppio opt-in garantisce il funzionamento di un indirizzo email richiedendo agli utenti di cliccare su un link di verifica o di inserire un codice di verifica che invierai loro. Pertanto, li aggiungerai alla tua mailing list solo dopo che avranno cliccato sul link o inserito il codice.

Questo ti aiuta a migliorare la qualità della tua mailing list.

3. Invia email da un dominio personalizzato

È meglio inviare email da un dominio personalizzato. I servizi di posta elettronica gratuiti come Gmail o Outlook utilizzano spesso indirizzi IP condivisi, il che significa che le azioni di altri utenti potrebbero influire sulla reputazione del mittente.

Inoltre, questi servizi supportano poco o niente i protocolli di autenticazione e-mail come SPF, DKIM e DMARC.

Non utilizzare un dominio personalizzato potrebbe anche avere un impatto negativo sul tuo brand. Pensaci. Se sei un marchio di abbigliamento, quanti clienti pensi che si fiderebbero di un'email proveniente dall'indirizzo "[email protected]"?

Probabilmente nessuno.

Per creare fiducia, crea un indirizzo email come "[email protected]" per riflettere il tuo brand. Google Workspace o Microsoft 365 sono ottimi servizi da utilizzare quando si configura un dominio email personalizzato.

A volte, i provider di web hosting consentono anche di creare un dominio personalizzato al momento della registrazione al loro servizio. Ad esempio, Bluehost collabora con Google Workspace e integra il servizio di posta elettronica nel suo pannello di controllo.

4. Verifica il tuo dominio

Verifica il tuo dominio e implementa protocolli di autenticazione e-mail, come DMARC, SPF e DKIM. Questi protocolli ti aiutano a mantenere consegna email, garantisci la sicurezza e crea fiducia nei tuoi destinatari. Garantisce inoltre che le tue email siano legittime e non frutto di attacchi di spoofing.

Una corretta verifica del dominio riduce anche alcuni tipi di soft bounce. Quando i record di autenticazione sono mancanti o non configurati correttamente, i server riceventi potrebbero rifiutare temporaneamente i messaggi durante i controlli di convalida. Un'autenticazione correttamente configurata migliora i segnali di attendibilità del server, riduce i rifiuti temporanei e supporta un posizionamento più stabile nella posta in arrivo.

5. Segmenta la tua lista

Le campagne segmentate accelerano i ricavi delle e-mail da 260%Uno dei motivi è che la segmentazione degli elenchi riduce i reclami per spam. Quando segmenta la tua lista email, puoi inviare messaggi pertinenti agli iscritti che potrebbero interagire con i tuoi contenuti. Ciò significa che saranno meno propensi a segnalare le tue email come spam. Questo ha un impatto positivo sulla reputazione del mittente.

Ecco come segmentare la tua mailing list:

• Raccogliere i dati degli abbonati tramite moduli e campi di preferenza
• Utilizzare sondaggi per comprendere interessi e motivazioni
• Analizza i dati comportamentali come gli acquisti passati e il coinvolgimento tramite e-mail
• Crea segmenti in base a dati demografici, posizione o interessi sui prodotti
• Separare gli abbonati attivi e inattivi
• Fornire contenuti mirati e personalizzati per ogni segmento

6. Evita il linguaggio spam

Gli ESP monitorano le email alla ricerca di determinate parole, immagini e frasi per contrassegnarle come spam. Frasi come "SCONTO DEL 50%", "Agisci subito" e "Offerta gratuita" possono far finire le tue email nelle cartelle spam. Queste frasi tendono a essere eccessivamente promozionali e fuorvianti.

Altri fattori che possono far sì che le tue email attivino i filtri antispam includono:

• Formattazione non professionale
• Punteggiatura eccessiva
• Troppi link

Evitare trigger di spam è solo uno degli aspetti del mantenimento dell'integrità e della recapitabilità delle email.

7. Inviare e-mail regolarmente

Inviare email coerenti può aiutarti a mantenere un basso tasso di rimbalzo e a costruire un rapporto con gli iscritti.

Questo perché mantiene la tua attività al primo posto nei tuoi pensieri e coinvolge i potenziali clienti.

Una comunicazione e-mail incoerente può indurre gli iscritti a dimenticare il tuo marchio e a contrassegnare le tue e-mail come spam.

8. Tieni traccia della recapitabilità delle tue email

Monitora la deliverability delle tue email per assicurarti che raggiungano effettivamente le persone. L'email marketing non è mai un approccio "imposta e dimentica". Lo stesso motivo per cui vorresti monitorare i tassi di coinvolgimento è lo stesso motivo per cui vuoi monitorare la deliverability delle email. Il motivo? Non puoi migliorare ciò che non misuri.

Se non si affrontano tempestivamente i problemi di recapito delle email, si rischia:

• Reputazione del mittente danneggiata
• Bassi tassi di coinvolgimento
• Frequenze di rimbalzo elevate
• filtraggio dello spam

Utilizza i test A/B per vedere quali elementi delle tue email portano alle migliori prestazioni. Inoltre, tieni traccia del tuo frequenza di rimbalzo, tassi di apertura, reclami degli abbonati e segnalazioni di spam per proteggere la reputazione del mittente e assicurarti che le email vengano inviate al destinatario giusto.

9. Pulisci regolarmente la tua lista

Aggiornamento e pulizia della tua lista email garantisce che non vengano inviate email a indirizzi non validi o inesistenti.

Utilizza uno strumento di convalida email come DeBounce per eseguire un controllo dei dati e rimuovere le email errate. È inoltre consigliabile controllare periodicamente i feedback loop per rimuovere gli iscritti che inviano segnalazioni di spam. E rimuovi anche gli iscritti inattivi. Inviare email a questi lead non interessati può compromettere i tassi di coinvolgimento, il che a sua volta può compromettere la deliverability.

Infine, integrare un piattaforma dati cliente (CDP) nel tuo stack tecnologico. Non solo migliora l'efficacia delle tue comunicazioni, ma un CDP ti aiuta a gestire e aggiornare senza problemi le informazioni sui clienti, garantendo che le tue liste email siano accurate e aggiornate.

Sulla strada giusta per migliorare le metriche delle email

Comprendere la differenza tra hard e soft bounce è essenziale per proteggere la reputazione del mittente e mantenere un posizionamento coerente nella posta in arrivo. Gli hard bounce segnalano errori di recapito permanenti e richiedono la rimozione immediata degli indirizzi non validi. I soft bounce indicano problemi temporanei che devono essere monitorati e gestiti prima che si trasformino in problemi di recapito a lungo termine.

Monitorando attivamente la recapitabilità, autenticando correttamente i tuoi messaggi e mantenendo pulita la tua lista, puoi migliorare il tasso di successo delle tue campagne.

Ricorda, un piccolo rimbalzo nel tuo percorso è accettabile, ma troppi rimbalzi nella tua campagna email possono vanificare i tuoi sforzi. Mantieni le tue email salde affrontando sia i rimbalzi hard che quelli soft non appena si verificano.

Se nel tuo sistema sono presenti log di hard bounce irrisolti, agisci subito. Eseguili tramite DeBounce per identificare gli indirizzi non validi, pulire la tua lista ed evitare ulteriori danni alla reputazione del tuo mittente.