I dati che riceviamo sui nostri lead tendono ad essere poco brillanti. Non ci forniscono informazioni sufficienti. "Non arricchiti" è il termine che si usa per indicare...
Avere un dominio personalizzato per le email aziendali aggiunge un livello di professionalità e credibilità che indirizzi email generici come gmail.com o outlook.com non possono eguagliare. Un dominio personalizzato aiuta a consolidare l'identità del tuo brand e rende più facile per clienti e colleghi ricordare il tuo indirizzo email. Se sei pronto a passare da servizi di posta elettronica gratuiti per i consumatori a una soluzione di hosting di posta elettronica aziendale a pagamento, configurare email con dominio personalizzato con G Suite o Office 365 è un processo semplice. In questa guida dettagliata, ti guideremo nella verifica della proprietà del tuo nome di dominio, nell'aggiunta di utenti email al tuo account Google o Microsoft e nella verifica che tutti i record DNS necessari siano attivi affinché le email possano essere recapitate da e verso i tuoi indirizzi di dominio personalizzati.
Preparativi
Come azienda, se sei pronta a ottenere un indirizzo email personalizzato, devi conoscere i passaggi giusti per sceglierne uno. In questo modo, avrai la certezza di ottenere il servizio giusto per la tua attività.
Registra il tuo dominio
Quando scegli un dominio, le prime cose a cui prestare attenzione sono la disponibilità del dominio e il provider o registrar del dominio.
Puoi verificare la disponibilità su qualsiasi piattaforma, ma dovresti registrarti presso un'azienda affidabile e sicura che offra i prezzi migliori.
Ricorda che non tutte le aziende possono registrare tutti i tipi di estensioni di dominio, nel qual caso le opzioni sono molto limitate. Domini comuni come .com e .net possono essere registrati presso quasi tutti i registrar.
Il processo è abbastanza semplice:
- Rivolgiti a qualsiasi registrar di domini come Godaddy, Namecheap, ecc.
- Cerca il tuo nome di dominio
- Se il nome che desideri è già stato preso, puoi sempre differenziarti aggiungendo simboli extra. Questi possono essere trattini o persino modifiche alle estensioni di dominio: al posto di .com, puoi usare .co o .org, tra gli altri.
Suggerimento per la creazione di email con dominio personalizzato:
Oggigiorno, è molto facile per i truffatori copiare le email e apportare piccole modifiche per imitare un'entità. Pertanto, avere un formato email riconoscibile protegge la reputazione e l'integrità della tua azienda, garantendo al contempo la sicurezza dei tuoi clienti.
Ad esempio, puoi impostare le tue email su [email protected]Questo formato prevede l'utilizzo di nome e cognome come identità email, seguiti dal nome dell'azienda come dominio. Inoltre, l'intera email utilizza lettere minuscole. Quindi, un'email che recita [email protected] può essere facilmente segnalato perché il formato non è coerente.
Configura un dominio personalizzato con G Suite
G Suite, o Google Workspace, offre una suite completa di servizi per la creazione di domini email personalizzati. Dopotutto, questo strumento di collaborazione e gestione aziendale è pensato per le aziende che desiderano collaborare da remoto in un ambiente basato sul cloud.
Quando imposti l'email della tua azienda, puoi anche incorporare un logo professionale nella firma della tua email, per un aspetto curato e distintivo del tuo marchio.
Oltre a offrire domini email professionali personalizzati, avrai accesso anche a strumenti digitali. Questi includono spazio di archiviazione adeguato, condivisione del calendario e persino funzionalità di videoconferenza di gruppo. Avrai anche accesso ad app come Google Docs, Fogli e Presentazioni. Inoltre, G Suite offre servizi di hosting di siti web. Ecco come configurare domini email personalizzati con G Suite:
Passaggio 1: creazione di un account G Suite
Per configurare domini email personalizzati di Google Workspace, devi prima creare un account Google Workspace. Una volta effettuato l'accesso al tuo nuovo account G Suite, puoi utilizzare la procedura guidata di configurazione email per aggiungere altri account email per il tuo team. Durante la configurazione, devi confermare di avere un nome di dominio.
Nelle impostazioni di base, clicca su "Sì, ne ho uno che posso usare" se hai già un nome di dominio. Puoi quindi procedere alla condivisione dei dettagli del tuo dominio. Per completare la configurazione, aggiungi un indirizzo email secondario o di recupero e crea un nome utente e una password. Infine, puoi confermare la configurazione dell'account cliccando su "Accetto e crea account" e proseguendo con "Vai alla configurazione". Dopo aver creato il tuo account, puoi iniziare ad aggiungere gli indirizzi email dei membri del tuo team.
Passaggio 2: aggiunta del dominio personalizzato
Questo passaggio prevede l'aggiunta di un nome di dominio che desideri utilizzare per le tue email. Inserisci semplicemente il tuo nome di dominio e procedi al passaggio successivo, ovvero la verifica.
Fase 3: Processo di verifica del dominio
Scegliendo l'opzione di verifica del dominio, puoi trovare facilmente le istruzioni per verificarlo. Recupera il tuo nome di dominio dalla dashboard dell'account del tuo provider e aggiungi il record TXT al tuo registrar di domini o account di web hosting. Una volta confermata la procedura e verificato il nome di dominio, puoi passare alla fase dei record MX.
Passaggio 4: impostazione dei record MX
I record MX, o record di scambio di posta, sono record DNS che indirizzano le email a server di posta specifici, puntando agli indirizzi IP dei domini dei server di posta. I record MX sono essenziali per differenziare i server web e di posta elettronica se si ospita o si affitta la posta elettronica.
Per aggiungere record MX su G Suite, accedi alla sezione DNS del tuo registrar di dominio e trova la sezione "Creazione e modifica record MX". Una volta qui, sostituisci tutte le informazioni sulle voci dei record MX con i dettagli che troverai nella procedura guidata di Google Workspace.
Quindi, torna all'interfaccia di configurazione di Google Workspace e fai clic su "Verifica dominio e configura email". Dopo la conferma, riceverai un'email che conferma che la configurazione dell'email è completa e attiva.
Passaggio 5: aggiunta di account utente e creazione di indirizzi e-mail
Una volta fatto, puoi tornare alla dashboard del tuo account Google Workspace e iniziare ad aggiungere account email.
Passaggio 6: aggiunta del record SPF e DKIM
Impostare sia i record SPF che DKIM è importante per evitare che la tua email finisca nella cartella spam della posta in arrivo dei destinatari. In parole povere, forniscono al destinatario la conferma che l'email proviene dal tuo server.
Impostare l'SPF è piuttosto semplice:
Aggiungi un nuovo record txt nelle impostazioni DNS del tuo dominio:
Host: @ Valore: v=spf1 include:_spf.google.com ~all TTL: Valore predefinito
Fare clic su Salva.
Per configurare DKIM è necessario seguire questi passaggi:
Vai su App > Gmail > Autenticazione e-mail
- Fare clic su Genera record
- Crea un nuovo record txt nel gestore DNS del dominio e inserisci il nome host e il valore del record forniti
- Torna su Google Workspace e clicca su verifica
Tieni presente che la verifica del DKIM potrebbe richiedere fino a 24-48 ore.
Ora sei pronto per inviare e ricevere e-mail tramite l'indirizzo e-mail del dominio personalizzato della tua professione.
Configura un dominio personalizzato con Office 365
Office 365 offre incredibili strumenti per desktop e posta elettronica, tra cui hosting di posta elettronica e un dominio gratuito fino a un anno. Ciò significa che il nome di dominio è esclusivo e può essere utilizzato per creare email personalizzate per ogni licenza. Ottieni anche una serie di altre risorse, tra cui protezione da malware, inoltro di email limitato e un supporto clienti reattivo. In più, hai accesso a strumenti Microsoft, come Excel, PowerPoint e altro ancora. Ecco come creare email di dominio personalizzate con Office 365;
Passaggio 1: creazione di un account Office 365
Visita il sito web di Microsoft 365 e crea un account. Se non possiedi ancora un nome di dominio, registralo e acquistane uno con il provider che preferisci.
Passaggio 2: aggiunta del dominio personalizzato
Accedi al tuo account Office 365 e segui le istruzioni della procedura guidata per configurare l'account. Successivamente, vai alla sezione "Aggiungi dominio" e clicca su "Sì, aggiungi questo dominio ora". Digita il nome del dominio e conferma cliccando su "Usa questo dominio". Una volta fatto, verrai indirizzato alla sezione di verifica del dominio.
Fase 3: Processo di verifica del dominio
Se hai un sito web attivo, scegli l'opzione in basso che ti consente di aggiungere un file di testo al sito web del dominio. In caso contrario, scegli "Aggiungi un record TXT ai record DNS del dominio" e copia i record TXT. Quindi, accedi al tuo registrar di domini o al servizio di web hosting accedendo all'account del tuo provider e trovando le impostazioni di gestione del Domain Name System (DNS) nella dashboard.
Successivamente, accedi a una sezione che ti consente di aggiungere o modificare record DNS personalizzati. Qui troverai i record TXT. Nella sezione TXT, aggiungi i valori copiati in precedenza per completare il processo di verifica.
Una volta completata la configurazione, torna alla procedura guidata di Office 365 e clicca su "Verifica". Una volta completata la verifica, puoi iniziare ad aggiungere altri indirizzi email personalizzati al tuo team. In alternativa, puoi continuare con la configurazione e aggiungere gli account utente e l'indirizzo email alla fine.
Passaggio 4: aggiornamento dei record DNS
Questo passaggio collega il tuo dominio ai server Microsoft e configura i servizi online. In breve, consente alle tue email personalizzate di interagire senza problemi con il tuo nome di dominio. L'aggiornamento dei record MX garantisce che le email vengano recapitate ai server Microsoft, ovvero nella casella di posta del tuo indirizzo email di dominio personalizzato.
Accedi al pannello di controllo del tuo registrar o provider di web hosting e trova la sezione "Creazione o modifica record MX" (solitamente si trova nella sezione "Posta"). Segui le istruzioni per l'aggiornamento dei record DNS fornite da Office 365, pertinenti al tuo provider, per compilare i campi. Elimina i record MX esistenti e salva le modifiche.
Vai alla sezione Domini, fai clic su Aggiungi un record DNS personalizzato, seleziona CNAME e aggiungi i valori in base alle istruzioni di Office 365. Ripeti gli stessi passaggi per i record SRV.
Infine, trova l'opzione "Modifica server dei nomi" nella sezione "Domini" della dashboard del tuo registrar o del tuo web hosting. Aggiorna almeno due record (disponibili nella procedura guidata di configurazione di Office 365 nella sezione "Connetti dominio") con quelli forniti da Office 365. Il completamento di questo processo potrebbe richiedere fino a 30 minuti. Una volta completato, clicca su "Continua" nella procedura guidata di configurazione di Office 365 per completare la configurazione.
Nota: Office 365 aggiorna automaticamente i record DNS se utilizzi provider di dominio selezionati. Tra questi, WordPress.com, GoDaddy, Plesk, Media Temple, Cloudflare, EuroDNS e 1&1 IONOS. Fai clic su "Configura i miei servizi online per me" per compilare i campi pertinenti e fai clic su "Continua automaticamente". Scegli i servizi che desideri utilizzare o integrare in Office 365, fai clic su "Continua", fai clic su "Importa record DNS" oppure procedi manualmente facendo clic su "Aggiungi record" (puoi trovare i record DNS nella dashboard del tuo registrar di domini, nelle impostazioni Domini).
Passaggio 5: aggiunta di account utente e creazione di indirizzi e-mail
Una volta completato l'aggiornamento dei record DNS, puoi tornare alla dashboard di Office 365 e iniziare ad aggiungere account utente e indirizzi e-mail.
Migrazione dei dati di posta elettronica esistenti
La maggior parte dei provider di dominio consente il backup e la migrazione dei dati. Quindi, se avevi già un account email professionale personalizzato e desideravi cambiare provider, non devi ricominciare da capo. Puoi eseguire il backup o la migrazione dei dati e riprendere da dove eri rimasto.
Backup delle e-mail esistenti (se applicabile)
Una volta creati indirizzi email personalizzati con Google Workspace, puoi eseguire il backup delle email esistenti. La funzionalità di archiviazione email di Google Workspace ti consente di conservare i dati per esigenze di conformità e in caso di contenziosi.
Tuttavia, la disponibilità di questa funzionalità dipende molto dal pacchetto scelto. Puoi anche sfruttare gli strumenti di backup di Google Workspace con funzionalità di backup e ripristino completamente automatizzate per Gmail, Google Drive, Contatti e altre app G Suite che utilizzi.
Office 365 offre il backup della posta elettronica in una certa misura, quindi, in sostanza, non si tratta di un backup della posta elettronica al 100%. Presenta invece un design a responsabilità condivisa, che consente la sicurezza dei data center fisici e basati sulla rete.
Ciò significa che è necessario configurare i propri criteri di conservazione dei dati tramite il Centro sicurezza. Tuttavia, proprio come G Suite, anche Office 365 offre un recupero automatico delle email dalla casella di posta ogni 30 giorni e fino a 14 giorni di recupero delle email individuali.
Migrazione delle email a G Suite o Office 365
G Suite o Google Workspace, tra i miglior software di email marketing Le opzioni consentono di migrare le email esistenti ai nuovi account di posta elettronica G Suite. Il vantaggio principale di G Suite è la funzionalità di migrazione e importazione delle email, compatibile con la maggior parte dei sistemi di posta elettronica, incluso Microsoft.
Sebbene il backup della posta elettronica di Office 365 sia un po' complicato, la sua funzionalità di migrazione è piuttosto semplice, proprio come quella di Google Workspace. Office 365 consente di importare dati dai sistemi di posta elettronica precedenti dopo aver creato un nuovo account. Allo stesso modo, è possibile esportare la posta elettronica dal proprio account Office 365, se lo si desidera.
Test di consegna delle e-mail
Sia G Suite che Office 365 offrono affidabili funzionalità di test di recapito delle email per risolvere i problemi dei servizi di posta elettronica e garantire il corretto funzionamento del sistema dopo la creazione degli account. Google Workspace consente di risolvere i problemi di recapito delle email utilizzando il suo strumento Email Log Search (ELS).
Questo strumento offre una selezione di parametri di test. Tra questi, il test di recapito da un utente G Suite a un altro utente G Suite, da un provider di posta elettronica diverso da Gmail e da un provider di posta elettronica diverso da Google a un utente G Suite.
Office 365 dispone di uno strumento diagnostico per la risoluzione dei problemi di recapito delle email nell'Interfaccia di amministrazione. Tutto ciò che devi fare è inserire gli indirizzi email del mittente e del destinatario e altre informazioni rilevanti, quindi selezionare i test che desideri eseguire.
Configurazione di client e app di posta elettronica
La configurazione di client e app di posta elettronica può aiutarti a preimpostare il comportamento del tuo client di posta elettronica. Ad esempio, puoi decidere se visualizzare l'indirizzo del mittente o l'indirizzo di risposta. Allo stesso modo, puoi impostare le caselle di posta in arrivo sul tuo indirizzo email di dominio personalizzato, in modo che vengano recapitate a un indirizzo email diverso, come Outlook.
Configurazione dei client di posta elettronica
Puoi utilizzare G Suite o Office 365 per configurare client di posta elettronica di terze parti. Ad esempio, utilizzando il tuo account G Suite, potresti voler inviare e ricevere email da altri client di posta elettronica, come Outlook o Thunderbird. Per farlo, devi configurare questa impostazione tramite l'account amministratore di G Suite.
Sebbene la maggior parte delle email di terze parti funzionino perfettamente con G Suite, è consigliabile utilizzare provider che supportano OAuth per proteggere il proprio account G Suite. Tra i client di posta elettronica più diffusi che supportano OAuth figurano Samsung Mail, Apple Mail, Microsoft Outlook e Apple Mail.
Office 365 consente anche di configurare e impostare i client di posta elettronica. Tramite Office 365, è possibile configurare le impostazioni POP (che consente di sincronizzare la posta elettronica con la maggior parte dei client di posta di terze parti), IMAP e SMTP. Le impostazioni IMAP consentono di accedere tramite più client di posta elettronica sul PC o sul dispositivo mobile e di leggere gli stessi messaggi. Allo stesso modo, tutte le azioni vengono sincronizzate su questi client di posta.
Configurazione del dispositivo mobile
Sia G Suite che Office 365 supportano la configurazione del client di posta elettronica per dispositivi mobili. Ciò significa che puoi continuare a comunicare via email sul tuo dispositivo mobile, ovunque ti trovi.
Accesso alla posta elettronica
Come accennato in precedenza, sia le configurazioni del client di posta elettronica G Suite che di Office 365 sincronizzano le email su tutti i dispositivi su cui si è effettuato l'accesso. Pertanto, sia che si acceda alle email da PC, laptop o dispositivo mobile, si accede alle stesse informazioni. Inoltre, qualsiasi modifica apportata viene riflessa su tutti gli account.
Sicurezza e protezione dei dati
La sicurezza e la protezione dei dati sono fondamentali per la gestione delle operazioni di posta elettronica. La buona notizia è che G Suite e Office 365 offrono sicurezza e protezione dei dati piuttosto affidabili.
Abilitazione dell'autenticazione a due fattori
Sia G Suite che Office 365 consentono di impostare la verifica in due passaggi tramite la console di amministrazione. L'aggiunta dell'autenticazione a due fattori offre un ulteriore livello di sicurezza per la corrispondenza aziendale. Questo, a sua volta, protegge nomi utente e password da hacker e altri criminali informatici.
Impostazione delle policy sulle password
G Suite consente di definire e impostare i requisiti delle password per tutti gli utenti di posta elettronica. In particolare, è possibile impostare la lunghezza minima e massima della password nella sezione "Complessità della password" dell'area "Sicurezza" nella schermata della Console di amministrazione. G Suite consente inoltre all'amministratore di analizzare la complessità della password di ciascun utente per garantire la sicurezza dell'intero sistema.
G Suite dispone anche di un sistema di gestione mobile che consente all'amministratore di monitorare e applicare i criteri di Google in materia di password per gli utenti Android che scelgono di accedere alle email ufficiali da postazioni diverse. Office 365, invece, ha linee guida più rigide in materia di password e non consente agli amministratori di definire alcuna regola.
Invece, agli amministratori vengono fornite linee guida su come mantenere sicuro l'intero sistema di comunicazione. Alcune linee guida di Office 365 per gli amministratori includono una lunghezza minima di 8 caratteri per le password, il divieto di utilizzare password comuni e l'imposizione di registrazioni con autenticazione a più fattori.
Collaborazione e funzionalità aggiuntive
Oltre a offrire un dominio di posta elettronica personalizzato, G Suite e Office 365 offrono una suite completa di strumenti che il tuo team può utilizzare e con cui può collaborare.
Integrazione del calendario
Sia G Suite che Office 365 offrono ampie funzionalità di sincronizzazione e integrazione del calendario. Poiché queste due piattaforme consentono l'accesso alle email da qualsiasi dispositivo, anche tutte le email e i dati saranno sincronizzati. Ciò significa che è possibile accedere a tutti i dati del calendario integrato, sia dal PC che dal dispositivo mobile.
Condivisione e archiviazione di file
A seconda del pacchetto, G Suite e Office 365 offrono funzionalità di condivisione file e archiviazione cloud. Ciò significa che ogni membro del team potrà usufruire di un'adeguata capacità di archiviazione dei file dalle proprie email e della possibilità di collaborare con gli altri membri del team tramite la condivisione dei file. Gli utenti di G Suite possono sfruttare appieno l'accesso a Google Drive, mentre Office 365 può utilizzare One Drive.
Strumenti di collaborazione
Quando si creano email personalizzate tramite G Suite o Office 365, la collaborazione non si limita alla condivisione e all'archiviazione dei file. Come accennato in precedenza, queste piattaforme consentono di utilizzare appieno i propri strumenti e diverse app di terze parti.
Ad esempio, gli utenti di Office 365 avranno accesso a Microsoft Teams come strumento di gestione e collaborazione, mentre gli utenti di G Suite potranno affidarsi a Google Workspace. Allo stesso modo, gli utenti potranno utilizzare anche strumenti come Microsoft Excel o Word e Google Docs o Google Sheets, tra gli altri.
Risoluzione dei problemi comuni
G Suite e Office 365 offrono strumenti di risoluzione dei problemi piuttosto affidabili. Come sottolineato in precedenza, queste piattaforme offrono funzionalità di risoluzione dei problemi di recapito delle email molto efficaci. Oltre alla risoluzione dei problemi di recapito delle email, è anche possibile diagnosticare problemi di configurazione DNS e di accesso degli utenti.
Questo, a sua volta, garantisce prestazioni ottimali in ogni momento. Grazie ai controlli degli errori di configurazione DNS, è possibile risolvere e identificare i problemi associati agli errori di recapito della posta e persino alle liste di spam.
Manutenzione e aggiornamenti regolari
G Suite e Office 365 sono forse tra i migliori provider di domini email per la manutenzione e gli aggiornamenti regolari. Entrambe le piattaforme offrono aggiornamenti regolari a tutte le email personalizzate a pagamento.
Tuttavia, si consiglia agli amministratori di effettuare audit di sicurezza periodici e valutare quando aumentare o ridurre le dimensioni. È possibile trovare linee guida dettagliate sulla manutenzione e gli aggiornamenti regolari di G Suite e Office 365 quando si scelgono questi provider di dominio.
Buone pratiche e suggerimenti
G Suite e Office 365 offrono una suite completa di strumenti per una configurazione semplificata e personalizzata delle comunicazioni email per aziende e team. Inoltre, queste piattaforme sono dotate di potenti risorse di sicurezza e protezione dei dati. Tuttavia, è sempre consigliabile dotare il proprio team di risorse aggiuntive per sfruttare appieno i servizi.
Per sfruttare la potenza dell'email marketing, integra il tuo dominio email personalizzato con il software di email marketing più adatto. Scopri come ottimizzare le tue campagne email e raggiungere il tuo pubblico in modo efficace.
Formazione e supporto per gli utenti
Per la maggior parte dei team, un amministratore si occupa sempre della configurazione delle email e di altre complesse questioni tecniche. Tuttavia, la formazione degli utenti è importante per garantire un utilizzo sicuro ed efficace.
La formazione è estremamente importante, sia che si tratti di garantire che il team utilizzi appieno gli strumenti offerti da ciascuna piattaforma, sia semplicemente di proteggere i dati aziendali. G Suite e Office 365 offrono anche un supporto clienti attivo nel caso in cui si necessiti di supporto esterno.
Monitoraggio dell'utilizzo della posta elettronica
Gli amministratori dovrebbero monitorare costantemente l'utilizzo della posta elettronica per garantire la sicurezza e la protezione dei dati. Come accennato, G Suite e Office 365 offrono funzionalità aggiornate, consentendo agli utenti di sincronizzare la posta elettronica su tutti i dispositivi.
Ciò significa che possono utilizzare le proprie email sui dispositivi mobili personali ovunque. Gli amministratori devono rafforzare le pratiche e le linee guida di sicurezza. Ancora meglio, entrambe le piattaforme hanno delineato linee guida dettagliate per gli amministratori sul monitoraggio dell'utilizzo delle email.
Conclusione
Decidere di adottare la configurazione di un'email con dominio personalizzato è un ottimo modo per trasformare la tua attività in meglio. Un semplice investimento in email professionali personalizzate per la tua attività è sufficiente per costruire la fiducia e la notorietà del tuo brand. È stato inoltre dimostrato che comunicazioni professionali e personalizzate aiutano le aziende a fidelizzare i clienti.
Se stai pensando di impostare email personalizzate per il tuo team, prenditi del tempo per scegliere il giusto provider di dominio. Un buon provider di dominio non si limita a offrire una procedura di configurazione dell'account semplice e intuitiva, ma offre anche funzionalità aggiuntive per una comunicazione interna ed esterna più fluida. Inoltre, scegli un servizio di dominio che si adatti perfettamente al tuo web hosting o al tuo servizio di registrar, oppure scegline uno che offra servizi di hosting.
Se ti stai chiedendo quale utente di dominio utilizzare per configurare le email personalizzate, sia Office 365 che G Suite sono ottimi candidati. Office 365 è più adatto se desideri strumenti Microsoft e funzionalità di client di posta elettronica desktop. D'altra parte, G Suite offre maggiore versatilità ed è ideale per la collaborazione tra team remoti e per gli utenti che comunicano in mobilità!
