Sottodominio email: best practice, esempi e cosa evitare

Dal Febbraio 2024Gmail e Yahoo hanno classificato come mittenti di massa coloro che inviano più di 5,000 email al giorno, richiedendo loro di autenticare i domini utilizzati per l'invio. Questa modifica ha formalizzato una regola che gli esperti di deliverability sottolineano da anni: l'invio di grandi volumi di email richiede una configurazione adeguata.

Un sottodominio email è una suddivisione del dominio principale utilizzata per isolare una specifica tipologia di traffico in entrata. Invece di instradare tutte le email tramite yourbrand.com, si possono inviare campagne di marketing da marketing.yourbrand.com, conferme d'ordine da info.yourbrand.com e contatti a freddo da reply.yourbrand.com, ognuno con la propria reputazione, indipendentemente dagli altri.

Questo è utile quando un flusso di email inizia a causare problemi. Se una grande campagna di marketing riceve troppi reclami, o una vecchia lista genera troppi bounce, il problema può rimanere circoscritto al sottodominio utilizzato per quella campagna. Le conferme d'ordine, i reset della password e altre email importanti possono essere inviate da un sottodominio separato. Una buona gestione dei sottodomini email aiuta a evitare che un problema comprometta tutte le email inviate.

Procedure consigliate per i sottodomini email

Le giuste pratiche possono far sì che un sottodominio di invio funzioni a tuo vantaggio. Applicate nell'ordine indicato, le pratiche seguenti si rafforzano a vicenda.

1. Separare il traffico di marketing, transazionale e in uscita

La scelta più importante del sottodominio è quella di separare il traffico email in base allo scopo. Ogni tipo di invio ha un pubblico, un profilo di coinvolgimento e un livello di rischio diversi. Mescolarli significa che i problemi di un flusso diventeranno problemi per tutti.

Come minimo, qualsiasi mittente che gestisca sia campagne di marketing che email transazionali dovrebbe utilizzare due sottodomini. I mittenti che effettuano anche attività di contatto a freddo o di ricerca di potenziali clienti dovrebbero utilizzarne tre:

• marketing.yourbrand.com (newsletter, promozioni, campagne di fidelizzazione)
• info.yourbrand.com o transactions.yourbrand.com (ricevute, reimpostazione password, conferme d'ordine)
• reply.yourbrand.com o team.yourbrand.com (attività di prospezione in uscita e email a freddo)

Le email transazionali meritano la massima protezione in termini di deliverability tra le tre tipologie. Un mancato ripristino della password o una mancata conferma d'ordine danneggiano l'esperienza del cliente in misura maggiore rispetto a un'email di marketing recapitata in ritardo. Mantenere l'invio delle email transazionali su un sottodominio dedicato con una reputazione pulita e ben curata garantisce che raggiungano sempre la casella di posta in arrivo, indipendentemente da ciò che accade nelle campagne di marketing o nelle comunicazioni in uscita.

2. Utilizzare nomi di sottodominio chiari e riconoscibili

Il tuo sottodominio compare nell'indirizzo del mittente che i destinatari esaminano prima di decidere se aprire l'email. Un nome come marketing.yourbrand.com è immediatamente riconoscibile. Un nome come mt-prod3.yourbrand.com solleva dubbi a cui la maggior parte dei destinatari non si preoccupa di rispondere (ignorano l'email o la segnalano come spam).

Schemi di denominazione consigliati in base al tipo di traffico:

• Marketing e newsletter: marketing, notizie, aggiornamenti, promozioni.
• Transazionali: info., ciao., notifica., transazioni.
• Attività in uscita e vendite: risposta, team, contatto.
• Supporto: sostegno, aiuto, cura.

Schemi di denominazione da evitare: mail2., emails3., bulk., mt-prod., smtp01.

Qualsiasi elemento che sembri automatizzato o tecnico mina il segnale di fiducia che il tuo indirizzo del mittente dovrebbe trasmettere. Mantieni i nomi brevi, in minuscolo e descrittivi. Quando qualcuno vede il mittente, dovrebbe capire subito da chi proviene l'email e di che tipo di messaggio si tratta.

3. Configurare l'autenticazione a livello di sottodominio

L'autenticazione non viene ereditata dal dominio principale. Ogni sottodominio mittente necessita della propria SPF, DKIM e DMARC I record vengono configurati in modo indipendente. Un record SPF che copre yourbrand.com, ad esempio, non copre automaticamente marketing.yourbrand.com.

Disponili in quest'ordine:

1. Pubblica il file SPF per il sottodominio, elencando gli indirizzi IP autorizzati a inviare messaggi per suo conto.
2. Configura DKIM con una chiave di firma specifica per il sottodominio.
3. Applica il layer DMARC una volta che SPF e DKIM sono stabili. Inizia con p=none per il monitoraggio, quindi passa a p=quarantine o p=reject una volta confermato l'allineamento.

L'allineamento DMARC (che garantisce che il dominio del mittente corrisponda al dominio utilizzato nell'autenticazione SPF o DKIM) è un requisito specifico delle regole per l'invio massivo di email di Gmail e Yahoo del 2024. Senza di esso, le tue email potrebbero essere messe in quarantena, indipendentemente da quanto sia pulita la tua lista di contatti.

4. Riscaldare gradualmente i nuovi sottodomini

I provider di caselle di posta elettronica trattano ogni nuovo sottodominio di invio come un mittente sconosciuto. Non esiste una cronologia di invio, nessun record di interazione e nessuna reputazione consolidata, anche se il dominio principale ha inviato email in modo affidabile per anni.

Senza un periodo di riscaldamentoLa prima campagna di dimensioni produttive lanciata da un nuovo sottodominio finirà quasi sempre nella cartella spam. Un approccio più sicuro è quello di aumentare gradualmente il volume di traffico nell'arco di 4-8 settimane.

• Settimana 1-2: Iniziate inviando qualche centinaio di email al giorno ai vostri iscritti più coinvolti.
• Settimane 3-4: Aumentare il volume di circa il 20% ogni pochi giorni
• Settimane 5-8: Continuare a scalare monitorando attentamente i tassi di reclamo e il posizionamento nella casella di posta.

Riattiva qualsiasi sottodominio rimasto inattivo per 30 giorni o più. La reputazione di invio diminuisce quando un sottodominio smette di inviare email per troppo tempo.

5. Mantenere l'integrità degli elenchi per sottodominio

L'isolamento dei sottodomini crea percorsi di reputazione separati, il che significa che anche la pulizia delle liste deve essere eseguita separatamente per ciascuno di essi. La pulizia della lista di marketing, ad esempio, non è utile per il sottodominio transazionale se le email transazionali vengono inviate a indirizzi non validi o a rischio.

Per ogni sottodominio di invio attivo:

• Convalida l'elenco segmentato prima di qualsiasi campagna importante utilizzando Convalida dell'elenco e-mail.
• Pulisci la tua mailing list con cadenza triennale-semestrale, o anche prima se gli indicatori di coinvolgimento iniziano a diminuire.
• Durante la convalida, rimuovere gli indirizzi basati sui ruoli (info@, sales@, admin@), poiché presentano tassi di reclamo più elevati e non dovrebbero essere inclusi negli elenchi di marketing o di invio di comunicazioni in uscita.
• Segnala e rimuovi gli indirizzi email temporanei, che aumentano inutilmente le dimensioni della lista senza aggiungere contatti validi.

Quando si segmentano gli invii per sottodominio, è necessario segmentare di conseguenza anche il flusso di lavoro di pulizia della lista. Un singolo passaggio di convalida sull'intera lista combinata non rileva i segnali specifici di ciascun sottodominio che indicano effettivamente dove si trovano i problemi.

6. Monitorare separatamente la reputazione di ciascun sottodominio

L'isolamento dei sottodomini offre protezione solo se si monitora ciascun sottodominio in modo indipendente. Il monitoraggio a livello del dominio principale tende a mediare i segnali. Ad esempio, le email transazionali senza errori possono far apparire i risultati complessivi positivi, anche se il sottodominio in uscita riceve troppi reclami. Quando il problema si manifesta chiaramente, la reputazione del sottodominio potrebbe essere già compromessa.

Configura una proprietà Google Postmaster Tools e un profilo Microsoft SNDS separati per ogni singolo sottodominio di invio. Esamina mensilmente le seguenti metriche a livello di sottodominio, configurando avvisi per variazioni improvvise:

• Tasso di spam: La soglia di intervento di Gmail è dello 0.10%; tassi costantemente superiori allo 0.30% attivano il filtro.
• Punteggi di reputazione del dominio e dell'indirizzo IP: Disponibile direttamente in Google Postmaster Tools
• Tasso di reclami: Qualsiasi tendenza al rialzo merita di essere indagata prima del prossimo invio

7. Non frammentare eccessivamente il tuo invio

Un maggior numero di sottodomini non si traduce automaticamente in una migliore deliverability. Ogni sottodominio necessita di un proprio processo di pre-attivazione, di record di autenticazione, di monitoraggio della reputazione e di un flusso di lavoro per la pulizia delle liste. Più sottodomini si aggiungono, più lavoro si crea.

Per la maggior parte dei mittenti, una struttura iniziale di 2-3 sottodomini è sufficiente. L'aggiunta di altri dovrebbe essere motivata da esigenze specifiche, come ad esempio un nuovo tipo di email o un volume di traffico tale da giustificarne la separazione.

I sottodomini con un volume di invio molto basso raramente traggono vantaggio dall'isolamento. Se un sottodominio invia meno di 1,000 email al mese, potrebbe non inviarne a sufficienza perché i provider di posta elettronica possano costruire un profilo di reputazione chiaro. A quel punto, il sottodominio comporta più lavoro di configurazione che protezione. Di solito è meglio raggruppare le email con un basso volume di invio prima di creare un altro sottodominio.

Esempi di sottodomini email per caso d'uso

Ecco come appaiono in pratica le strutture di sottodominio più comuni. Utilizzatele come riferimento per la denominazione quando configurate nuovi sottodomini o verificate quelli esistenti.

Campagne di marketing:

• marketing.yourbrand.com
• news.yourbrand.com
• updates.yourbrand.com
• promo.yourbrand.com

Email transazionali:

• info.yourbrand.com
• transazioni.iltuomarchio.com
• notifica.iltuomarchio.com
• ciao.iltuomarchio.com

Contatto a freddo e ricerca di potenziali clienti:

• reply.yourbrand.com
• team.yourbrand.com
• outreach.yourbrand.com
• Oppure un dominio di primo livello completamente separato per i programmi in uscita a più alto rischio

Risposte del supporto e del servizio clienti:

• support.yourbrand.com
• help.yourbrand.com
• care.yourbrand.com

Notifiche interne e avvisi sui prodotti:

• alerts.yourbrand.com
• app.yourbrand.com
• sistema.iltuomarchio.com

Lo schema di denominazione che funziona in tutte le categorie: descrittivo, in minuscolo, coerente con lo scopo dell'invio. Un destinatario che vede hello.yourbrand.com nella sua casella di posta comprende immediatamente il contesto. Un destinatario che vede smtp4.yourbrand.com non lo comprende. Questa incertezza rappresenta un rischio per la deliverability.

Errori comuni da evitare relativi ai sottodomini email

Quando i sottodomini compromettono la deliverability, la causa è solitamente uno di questi errori:

• Riutilizzo dell'autenticazione del dominio principale: Ogni sottodominio richiede i propri record SPF, DKIM e DMARC. Presumere che l'autenticazione del dominio principale copra anche i sottodomini è uno degli errori di configurazione più comuni e significa che le tue email potrebbero non superare i controlli di allineamento anche se la tua infrastruttura di invio è altrimenti configurata correttamente.
• Saltare la fase di riscaldamento: Poiché un nuovo sottodominio non ha uno storico di invio, il periodo di riscaldamento è imprescindibile. Inviare un volume di email di produzione fin dal primo giorno garantisce quasi sicuramente l'inserimento nella cartella spam, indipendentemente da quanto sia pulita la tua lista di contatti o da quanto sia solida la reputazione del tuo dominio principale.
• Dimenticare l'allineamento DMARC: Pubblicare un record DMARC non è sufficiente. Il dominio del mittente nelle intestazioni delle email deve corrispondere al dominio utilizzato nella firma SPF o DKIM. Senza questa corrispondenza, l'applicazione del DMARC non funziona e i requisiti di Gmail e Yahoo per l'invio massivo di email non vengono soddisfatti.
• Non segmentare l'igiene della lista: Eseguire una semplice convalida combinata sull'intero database dei contatti non è sufficiente. Gli indirizzi non validi e obsoleti danneggiano il sottodominio da cui vengono inviate le email, quindi la qualità della lista deve essere coerente con la configurazione di invio.
• Denominazione incoerente o confusa: I nomi dei sottodomini che sembrano generati automaticamente o non corrispondono allo scopo del mittente riducono il segnale di affidabilità fornito dall'indirizzo del mittente. Una denominazione incoerente nell'infrastruttura di invio rende inoltre più difficile il monitoraggio, poiché non è possibile identificare immediatamente a quale sottodominio si riferisce un report.

Invio più intelligente con i sottodomini

I sottodomini email sono uno dei modi più semplici per proteggere la deliverability. Separano i flussi di invio, limitano i danni in caso di problemi con uno di essi e aiutano i provider di posta elettronica a valutare ogni tipo di email singolarmente.

Un sottodominio, però, è utile solo se configurato correttamente. Ognuno necessita di autenticazione, pre-configurazione, pulizia della lista e monitoraggio della reputazione. Senza questi passaggi, è solo un altro indirizzo di invio. Con la giusta configurazione, diventa un vero e proprio livello di protezione per il tuo programma di posta elettronica.

Prima di attivare un nuovo sottodominio, convalida l'elenco di contatti da cui intendi inviare le email. Caricalo su DeBounce, rimuovi gli indirizzi contrassegnati come non validi, temporanei o basati su ruoli e inizia la fase di test con contatti effettivamente raggiungibili. Questo passaggio richiede solo pochi minuti, ma protegge la reputazione che impiegherai settimane a costruire.