L'email marketing automatizzato è incredibilmente comodo ed efficace. Come ogni cosa, richiede impegno per essere efficace e mantenere lo slancio.

Purtroppo, con il passare del tempo, le liste email possono intasarsi di indirizzi inattivi, non coinvolti e illegittimi, e il numero di iscritti aumenta. Per evitare che la situazione sfugga di mano, è necessario ripulire queste liste.

Anche con un eccellente provider di posta elettronica (ESP), dovrai aggiornare regolarmente le tue liste di contatti. Dovresti monitorare i tassi di rimbalzo, gli invii non riusciti, le cancellazioni e qualsiasi evento che modifichi la dinamica delle tue liste.

Poiché queste cose possono accadere in qualsiasi momento, è importante tenere d'occhio gli elenchi dei contatti e degli abbonati.

Che cos'è il monitoraggio delle liste email?

Monitorare la propria lista email significa analizzare quotidianamente i propri iscritti per eliminare gli indirizzi problematici. Poiché si tratta di una vera e propria pulizia, alcuni chiamano questo processo "igiene della lista".

L'obiettivo principale è rimuovere le email non andate a buon fine per ridurre il tasso di rimbalzo totale. Circa il 2% delle email nella tua lista non va a buon fine ogni mese, il che significa che se non vengono rimosse, continueranno a compromettere le tue metriche.

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Tuttavia, le email respinte non sono l'unico problema. Dovresti anche cercare gli indirizzi degli utenti disiscritti e dei contatti errati. Anche rimuovere i contatti non coinvolti è importante. Se una persona è passata anni senza aprire una delle tue email, potrebbe valere la pena rimuoverla dalla lista.

Quali parametri sono importanti?

Ecco alcune delle metriche che dovresti tenere d'occhio prima e dopo aver ripulito le tue liste email:

  • Frequenza di rimbalzo: Percentuale di email non recapitate. O non sono arrivate nella posta in arrivo del contatto o si è verificato un errore tecnico.
  • Tasso di apertura: La percentuale di persone che hanno aperto le tue email. Non significa necessariamente che abbiano letto tutto il contenuto o che abbiano interagito con collegamenti ipertestuali e altri elementi.
  • Percentuale di clic: La percentuale di clic o interazioni ottenuti tramite la tua email.
  • Tasso di spam: La percentuale o il numero di contatti che hanno segnalato la tua/e email come spam.
  • Tasso di cancellazione: La percentuale della tua base di iscritti totale che si è cancellata dopo la tua ultima campagna email.

Esistono naturalmente altre metriche di email marketing, ma queste sono le più rilevanti per ripulire le tue liste. Potresti anche considerare il ROI della campagna per capire quanto è stata efficace la tua ultima o più recente attività di outreach.

Perché automatizzarlo?

Pulire le liste di posta elettronica è un lavoro impegnativo.

Anche se riesci a trovare qualcuno che si diverte a setacciare migliaia di indirizzi email alla ricerca di anomalie e problemi, non sarà efficiente e probabilmente perderà qualche contatto. Ha molto più senso automatizzare il processo. Fortunatamente, molti ESP includono questa funzionalità e, quando non la includono, puoi trovare supporto da terze parti.

Automatizzando l'attività si garantisce che questa possa essere eseguita più velocemente e a un ritmo costante, indipendentemente dalla frequenza con cui è necessario eseguirla.

Punta Pro: Prima di automatizzare la pulizia, dovresti inviare un'e-mail di re-attivazione per capire quanti dei tuoi attuali iscritti sono interessati a ricevere comunicazioni.

Quali sono i vantaggi del monitoraggio delle liste email?

Oltre a una lista di contatti e di indirizzi e-mail più pulita, la loro pulizia e l'automazione del processo offrono diversi vantaggi.

Migliora le metriche

Innanzitutto, ottimizza le metriche relative agli utenti e al coinvolgimento, consentendoti di comprendere meglio le prestazioni del tuo email marketing. Se le tue email vengono inviate a migliaia di persone ogni settimana, ma solo una frazione di quel pubblico le apre, i numeri restituiti saranno molto diversi.

Numeri distorti rendono più difficile monitorare le performance e anche formulare previsioni accurate, oltre a prendere decisioni consapevoli. Questo ha implicazioni di vasta portata sia per il business che per le attività di marketing.

Immagina di dedicare la maggior parte del tuo tempo al marketing rivolto a un determinato target demografico o pubblico, ma di non avere un modo concreto per misurare i tuoi progressi. Peggio ancora, non riesci a capire se sarebbe meglio rivolgerti a un'altra community. Se così fosse, creazione di buyer persona può aiutarti a identificare le persone a cui stai cercando di rivolgerti.

Avere numeri gonfiati significa perdere opportunità e persino concentrare l'attenzione sui punti sbagliati. Questo spreca tempo, denaro e altre risorse. È simile a un processo di vendita scadente, che, come tutti sappiamo, finisce per lasciare soldi sul tavolo.

Punta Pro: Confrontare le metriche ogni mese può aiutare a identificare disparità nei dati, ad esempio quando si nota un aumento non verificabile di nuovi iscritti. Questo permette di tracciare informazioni come quali campagne hanno incrementato il numero dei tuoi iscritti e perché.

Riduce i reclami per spam

Anche la pulizia regolare delle tue liste email aiuta a ridurre le segnalazioni di spam. Più email ricevi, più sarai penalizzato da Gmail, Yahoo e altri provider di posta elettronica. Questo perché tengono un registro delle segnalazioni di spam e, all'aumentare del numero totale, aumenta anche il tuo livello di rischio.

Una volta che sei stato considerato un contatto spam, le tue email finiranno direttamente nella cartella spam o posta indesiderata, bypassando la posta in arrivo. Non c'è bisogno di dirti che questa è una cattiva notizia.

Se ti stai chiedendo perché questo possa accadere, o perché le tue email possano essere contrassegnate come spam, la risposta è semplice. Alcune persone potrebbero non riconoscere il tuo brand o potrebbero non ricordare di essersi iscritte. A volte, è più facile segnalare alcune email come spam perché Gmail ti cancellerà automaticamente dalle newsletter prima di inviarle alla posta indesiderata. Quindi, in questo modo prendi due piccioni con una fava.

In ogni caso, una volta che il filtro antispam ti avrà catturato e riconosciuto, farà lo stesso con tutti gli utenti, non solo con quelli che non desiderano i tuoi contenuti.

Suggerimento: Assicurati di offrire valore ai tuoi clienti con ogni pubblicazione di contenuti. Saranno meno propensi a etichettare le tue email come spam se li aiuti o offri loro dei vantaggi.

Riduce i tassi di rimbalzo

Che ci piaccia o no, a volte le email vengono respinte. Ciò significa che la newsletter, il contenuto o l'annuncio non raggiungono mai la casella di posta del destinatario. Potrebbe essere perché la casella di posta è piena. Dopotutto, l'indirizzo è sbagliato, perché hanno cambiato o cancellato indirizzi, oppure potrebbe trattarsi semplicemente di un errore tecnico.

Un piccolo numero di bounce va bene, ed è inevitabile. Ma se ce ne sono troppi, il risultato è lo stesso di essere etichettati come contatti spam. Danneggiano la tua reputazione e aumentano la probabilità che la tua corrispondenza finisca direttamente nella cartella spam o posta indesiderata.

Prima pulisci la tua mailing list e rimuovi gli indirizzi respinti, meglio sarà. Devi mantenere il tasso di rimbalzo totale il più basso possibile, il che significa pulire spesso e con costanza.

10 suggerimenti per automatizzare il monitoraggio delle liste email

Esistono alcuni metodi efficaci per ripulire gli elenchi di posta elettronica, che migliorano ulteriormente le soluzioni automatizzate.

Conferma nuovi abbonamenti

Usa sempre un doppio opt-in procedura di iscrizione e chiedi agli utenti di verificare la propria iscrizione una seconda volta tramite la posta in arrivo. È uno dei modi migliori e unici per garantire che il tuo pubblico desideri davvero ricevere email dalla tua azienda.

Ci vuole un po' di lavoro extra per il tuo nuovo iscritti, ma aiuta a ridurre le iscrizioni di riempimento, in cui le persone potrebbero seguire la procedura e poi dimenticarsene. Impedisce anche ad altri di iscriversi a contenuti o newsletter per conto di qualcun altro.

Incoraggia il coinvolgimento

Prima di ripulire i contatti disinteressati, invia un'email per catturare la loro attenzione e riportarli alla base. Includi un sondaggio o un questionario, oppure chiedi un feedback. Potresti anche includere un regalo, un codice promozionale, uno sconto o contenuti esclusivi per chi legge e interagisce.

Pulizia basata su regole

La maggior parte degli strumenti automatizzati funziona con un sistema basato su trigger o regole. Puoi sfruttarlo a tuo vantaggio per ripulire efficacemente le liste. Rimuovi automaticamente le email dopo due bounce, anziché uno, oppure elimina i contatti che non cliccano o non aprono un'email da mesi.

Conoscere il programma

Automatizzati o meno, dovrai assicurarti che i tuoi strumenti puliscano regolarmente le liste. Sebbene molti di essi siano progettati per funzionare senza intervento umano, è comunque necessario comprenderne la programmazione o i trigger. Con quale frequenza si attivano i tuoi strumenti? Quando dovresti aspettarti che le tue liste siano pulite? Funzionano come previsto o qualcosa ha interrotto il processo?

Includi un altro opt-in

Ogni anno, due anni o qualsiasi altro periodo tu decida, invia nuovamente l'email di iscrizione per valutare l'interesse. I lettori che desiderano rimanere iscritti alla tua newsletter si iscriveranno di nuovo, così come quelli che non lo desiderano. In questo modo manterrai la tua lista pulita e libererai regolarmente i contatti disinteressati o inattivi. È anche una buona pratica per rispettare le normative, sia nazionali che internazionali.

Ridurre gli elenchi di posta elettronica

Potresti avere diverse liste di contatti. Quando possibile, dovresti combinarle e limitarle. Ad esempio, se hai una lista con meno di 100 contatti e una più grande con migliaia di contatti, vale la pena trovare un denominatore comune per unirle.

Usa uno strumento

Alcuni addetti al marketing dividono il loro tempo tra più strumenti di email marketing, il che può creare disparità e frammentazione nelle liste di contatti. Per evitare questo problema, è consigliabile utilizzare un solo dispositivo. Se è necessario passare a un altro, è importante assicurarsi di migrare le liste di contatti più recenti ed evitare di farlo più volte.

Rimuovi account ruolo

Gli account ruolo sono generalmente correlati all'attività aziendale e sono associati a funzioni o azioni come attività di fatturazione, amministrative o di reporting. Possono comparire nelle liste email, a seconda del metodo utilizzato per trovare nuovi contatti o di chi li aggiunge.

Sono problematiche perché di solito sono assegnate a un dipendente specifico e, se quel dipendente cambia incarico, l'amministratore dell'account cambia. Il nuovo titolare dell'account potrebbe contrassegnare le tue email come spam. Per non parlare del fatto che probabilmente le tue email non verranno comunque lette.

Dovresti rimuovere completamente gli account di ruolo e fare del tuo meglio per evitarli del tutto.

Avere sempre un backup

Gli errori capitano, anche con gli strumenti automatizzati. Assicuratevi di avere un backup affidabile delle vostre liste e che sia separato dalla vostra lista attiva o dagli strumenti. Ciò significa anche stabilire una strategia di backup adeguata.

Evita le trappole spam

Trappole di spam sono uno strumento strano, ma efficace che i provider di posta in arrivo, i blacklister, gli ISP e altri contatti amministrativi usano per catturare, beh, lo spam. agire come un vaso di miele, intrappolando e identificando i mittenti malintenzionati.

Purtroppo, molti contatti email legittimi finiscono nelle trappole antispam. Sembrano indirizzi email reali, solo che non appartengono a nessuno. Essere scoperti può anche danneggiare la reputazione del tuo dominio, quindi è consigliabile evitarli il più possibile.

Quando le email finiscono nella posta indesiderata, non vengono "rimbalzate", ma vengono visualizzate come email consegnate. Come si fa a riconoscerle?

Non puoi. Il modo migliore per evitare di cadere in una trappola è mantenere pulita la tua mailing list.

Mantenerlo pulito

Il monitoraggio e la pulizia delle liste email sono necessari per garantire l'efficacia delle campagne di marketing, la corretta rilevazione del pubblico di riferimento e il corretto monitoraggio delle performance. Automatizzando il processo, si riducono il tempo e le risorse necessarie per la gestione delle liste. Sfruttando la pulizia basata su regole, come la rimozione degli indirizzi non più attivi dopo un lungo periodo di inattività, si migliora anche l'affidabilità.

Ma soprattutto, rafforzerai l'integrità e la conformità della tua attività, soprattutto nei casi in cui potresti essere sanzionato o inflitto sanzioni più gravi per una gestione impropria delle comunicazioni via email. Dovresti rispettare immediatamente le richieste di opt-out e monitorare l'utilizzo che altri fanno per tuo conto delle informazioni che hai ottenuto.

Mantenere puliti i tuoi elenchi di indirizzi e-mail e contatti ti aiuta a rispettare le normative, a visualizzare metriche migliori e a continuare a servire il tuo pubblico.