Codici di errore di rimbalzo delle email: cosa sono? (+ come risolvere i problemi relativi ai codici di errore)

Come email marketer, potresti spesso incontrare un ostacolo formidabile nelle tue campagne: codici di rimbalzo delle email ambigui.

Questi codici possono essere sconcertanti e frustranti, lasciandoti a chiederti perché le tue email, accuratamente create, non abbiano raggiunto il pubblico previsto. Comprendere questi codici di rimbalzo delle email è fondamentale perché custodiscono i segreti della deliverability delle email.

Devi decodificarli per assicurarti di sfruttare tutte le opportunità per ottimizzare la tua strategia di email marketing e garantire che i tuoi messaggi arrivino nelle caselle di posta dei destinatari.

Questo articolo del blog spiegherà i codici di rimbalzo delle email e ti aiuterà a comprendere questi messaggi enigmatici. Fornirà spunti sul perché le email vengono rimbalzate e su come adottare misure proattive per migliorare il successo delle campagne.

Immergiamoci e sveliamo insieme i misteri.

Cosa sono i codici di errore di rimbalzo delle email?

I codici di errore di rimbalzo delle email, spesso chiamati codici SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) o messaggi di rimbalzo, sono risposte automatiche generate dai server di posta elettronica per comunicare lo stato di un tentativo di recapito di un'email.

Questi codici comunicano tra la tua piattaforma di email marketing e il server di posta elettronica del destinatario. Indicano se il server ha recapitato correttamente l'email o se si è verificato un problema.

In altri termini, un codice di rimbalzo (bounce code) è costituito da valori numerici assegnati a un messaggio email che non è stato recapitato. Questi numeri o codici forniscono informazioni sulle cause del mancato recapito.

Perché i codici di errore di rimbalzo sono importanti?

I codici di errore di rimbalzo delle email sono essenziali per gli operatori di email marketing. Questi codici indicano perché un'email non è riuscita a raggiungere il destinatario previsto.

Comprendendo il significato di questi codici di errore, puoi ottenere informazioni preziose sulla recapitabilità delle tue campagne email e adottare le misure appropriate.

Questi codici di errore aiutano a identificare problemi quali:

• Indirizzi email non validi
• cassette postali piene
• Errori del server.

Questa conoscenza ti consente di ripulire le tue liste email, assicurandoti di raggiungere solo i contatti attivi e recapitabili.

Inoltre, ti consente di risolvere rapidamente eventuali problemi tecnici, migliorando la recapitabilità complessiva delle tue email e la reputazione del mittente.

Non è tutto…

La capacità di interpretare i codici di rimbalzo delle email ti consente di:

• Ottimizza le tue campagne
• Ridurre le frequenze di rimbalzo
• Massimizza la recapitabilità delle email.

Pertanto, gestendo in modo proattivo gli errori di rimbalzo, manterrai un elenco di email pulito e coinvolto, con conseguente aumento del coinvolgimento, delle conversioni e dei ricavi.

Comprensione dei codici di rimbalzo delle email

Secondo una ricerca, le newsletter via email sono il secondo tipo di contenuto più utilizzato dal 77% dei brand B2B. Inoltre, l'87% dei marketer B2B utilizza l'email come principale canale di distribuzione dei contenuti.

È interessante notare che il 60% dei destinatari di posta elettronica riconosce che l'email marketing ha un impatto sulle decisioni di acquisto. (Questo secondo i dati raccolti da ColorLib).

Tuttavia, se le tue email finiscono nelle cartelle spam, ti lasci sfuggire un'importante opportunità di marketing.

Fonte: CMI

Pertanto, comprendere i codici di errore di rimbalzo delle email è fondamentale per garantire che i messaggi raggiungano le destinazioni desiderate. I codici di rimbalzo delle email sono in genere numerici e rientrano in diverse categorie. Ogni numero fornisce informazioni specifiche sullo stato di recapito dell'email. Queste chiavi o codici sono disponibili in formati a tre cifre, come "550" o "421", accompagnati da un messaggio leggibile.

Esempi di codice di rimbalzo e codice di stato delle e-mail

Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) è un server di posta standard che invia, riceve e inoltra messaggi tra mittenti e destinatari. La tabella seguente mostra come i codici di errore SMTP seguano una struttura definita.

Ogni cifra all'interno dei codici di errore e di stato fornisce una descrizione progressivamente più dettagliata dell'errore di rimbalzo.

Illustrazione dell'autore

Ecco un esempio di messaggio di errore email che utilizza SMTP. Il testo spiega il motivo del mancato recapito e suggerisce di risolvere il problema.

Esempio di illustrazione dell'autore.

Dall'illustrazione potresti aver notato che esistono codici di errore SMTP tradizionali e avanzati. Vediamo la differenza.

Codici di rimbalzo delle e-mail SMTP tradizionali vs. SMTP avanzati

I codici di rimbalzo convenzionali sono codici numerici a tre cifre. Questi codici indicano il successo o il fallimento di un tentativo di recapito di un'email. I server di posta elettronica generano questi segnali per indicare lo stato di un tentativo di recapito. Al contrario, i codici di rimbalzo SMTP avanzati offrono una ripartizione più completa dei fallimenti di recapito, composta da tre cifre aggiuntive. Questa ripartizione completa fornisce maggiori informazioni sul motivo per cui l'email è stata respinta.

Consideriamo come variano nella pratica.

Codici di errore di rimbalzo tradizionali

Questi codici aiutano a diagnosticare e comprendere perché un'email non è stata recapitata correttamente. Questi codici di rimbalzo convenzionali forniscono informazioni specifiche sulla natura del mancato recapito. Il report aiuta i mittenti a risolvere e gestire i problemi di recapito delle email in modo più efficace.

Esempi di elenchi di codici di rimbalzo delle email tradizionali e relative descrizioni testuali.

Questi codici rivelano errori di rimbalzo temporanei e problemi permanenti o più gravi con la consegna delle email.

Codici di rimbalzo SMTP migliorati

I codici di rimbalzo delle email migliorati forniscono informazioni più dettagliate sui problemi di recapito delle email. Rispetto ai tradizionali codici di rimbalzo a tre cifre, i marketer utilizzano i codici di rimbalzo migliorati per individuare la causa esatta del problema di recapito.

Queste chiavi avanzate semplificano la diagnosi e la risoluzione dei problemi di recapito da parte degli amministratori e dei mittenti delle e-mail. Mentre i codici di rimbalzo tradizionali seguono un formato strutturato a tre cifre, i codici di errore avanzati estendono questo formato per includere sottocodici e informazioni aggiuntivi.

I server SMTP formattano questi codici come XYZ:

X: Rappresenta la categoria di rimbalzo primaria, simile alla prima cifra nei codici di rimbalzo tradizionali. Indica la natura generale del problema:

• 2. XX: Consegna avvenuta con successo
• 4. XX: Mancata consegna temporanea
• 5. XX: Errore di consegna permanente

Y: Fornisce dettagli più specifici all'interno della categoria primaria:

• X.1.X: Risoluzione dei problemi
• X.2.X: Problemi con la casella di posta
• X.3.X: Problemi con il sistema di posta

Z: Fornisce ulteriori dettagli, specificando il motivo esatto del mancato recapito e potrebbe includere sottocodici aggiuntivi.

Per esempio:

• XY1: indica un tipo specifico di problema di indirizzamento.
• XY2: specifica un problema specifico della casella di posta.
• XY3: identifica un problema specifico del sistema di posta.

Tipi di rimbalzi delle email

I rimbalzi delle email rappresentano una sfida comune nella comunicazione digitale. Comprendere le diverse tipologie di rimbalzo delle email è fondamentale per gli operatori di email marketing e i professionisti.

Sebbene nel report di un'e-mail inviata possano comparire vari tipi di messaggi di rimbalzo, tutti i messaggi di rimbalzo sono raggruppati in due categorie principali:

1. Rimbalzo duro
2. Rimbalzo morbido.

Mettiamo a confronto questi due principali tipi di rimbalzo delle email.

Codici Hard Bounce vs. Soft Bounce

Cos'è un hard bounce in un'email? Si tratta di un'email restituita al mittente a causa di un errore permanente. Il più delle volte, è il risultato di un indirizzo email non valido. Questo problema impedisce il recapito corretto dell'email poiché a quel dominio non è associato alcun indirizzo valido.

Cos'è un'email di soft bounce? A differenza di un'email di hard bounce, un'email di soft bounce si riferisce a un'email che non è stata recapitata a causa di un problema temporaneo da parte del destinatario. I problemi di soft bounce possono avere un impatto negativo sul successo dell'email marketing, proprio come gli hard bounce. Ridurre al minimo i soft bounce e gli hard bounce è un obiettivo fondamentale dell'email marketing. Rappresenta una metrica essenziale nel settore dell'email marketing.

Come regola generale, i codici di errore che iniziano con "5" indicano problemi permanenti, mentre quelli che iniziano con "4" in genere indicano problemi temporanei.

Codice Hard Bounce

I codici della serie 5xx (Permanent Negative Completion Reply) sono codici di errore che indicano hard bounce. Questi codici segnalano che l'email non è arrivata a destinazione per problemi permanenti. Ad esempio, potresti ricevere un messaggio di errore 550 rifiutato (o bloccato) durante il tentativo di invio di un'email. Ciò significa che un filtro antispam ha bloccato il messaggio.

Questo errore si verifica perché il tuo dominio email è presente in una lista DNS-based Blackhole List (DNSBL) o in una lista Real-time Blackhole List (RBL). I codici hard bounce sono codici di errore che i server email utilizzano per indicare errori di recapito permanenti durante l'invio di un'email a un destinatario.

Ecco alcuni elenchi di codici di rimbalzo standard per le email e messaggi descrittivi:

Questi errori hard bounce rivelano errori di consegna permanenti.

Si noti che questi codici variano leggermente a seconda del server di posta elettronica e del sistema di consegna. Tuttavia, le chiavi rivelano i motivi per cui le email vengono respinte.

Codici di soft bounce delle email

I codici di soft bounce sono codici di errore standardizzati provenienti dal server SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). I client di posta elettronica utilizzano SMTP per comunicare il motivo per cui un'email non è stata temporaneamente recapitata al destinatario.

Esempi di codici di rimbalzo e-mail standard 4xx (soft) e i loro significati leggibili:

Questi codici 4xx in genere suggeriscono che provare a inviare nuovamente l'e-mail in un secondo momento o adottare misure correttive potrebbe risolvere temporaneamente i problemi.

Cause dei problemi di rimbalzo delle email e come risolverli

Affrontare attivamente i problemi di rimbalzo è essenziale per campagne di email marketing di successo. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti pratici per gestire efficacemente i problemi di rimbalzo delle email:

1. Risposta automatica

Questi errori si verificano quando i destinatari impostano i propri account di posta elettronica in modo che rispondano automaticamente.

In altre parole, un'e-mail di risposta automatica, detta anche messaggio di assenza, OOO o messaggio di assenza, è una risposta automatica preconfigurata che informa gli altri della tua indisponibilità al lavoro.

Come risolvere il problema della risposta automatica alle email:

• Personalizza il nome del mittente e l'oggetto per far risaltare le tue email in una casella di posta affollata. Questo approccio ti aiuta a ridurre al minimo le possibilità di attivare una risposta automatica. I destinatari riconosceranno la tua email come autentica.
• Segmenta la tua lista in base al comportamento o ai dati demografici dei destinatari. Questo passaggio può aiutarti a identificare i destinatari più propensi ad attivare i messaggi di risposta automatica. È un modo accettabile per ridurre gli errori di risposta automatica.
• Analizza regolarmente i dati di recapito e i tassi di apertura delle email. Se noti un improvviso picco di errori nelle risposte automatiche, potrebbe indicare cambiamenti nel comportamento dei destinatari o nella qualità della mailing list.

Identificare e risolvere tempestivamente tali problemi ti aiuterà a mantenere una campagna di email marketing efficace.

2. Capacità massima della posta in arrivo

La notifica di posta in arrivo piena si verifica quando la casella di posta raggiunge la capacità massima di archiviazione. Le email archiviate nelle cartelle Spam, Cestino e altre contribuiscono alla capacità di archiviazione delle email.

Di conseguenza, queste cartelle occupano una parte significativa dello spazio di archiviazione della posta in arrivo, anche se la posta in arrivo principale è quasi vuota.

Come risolvere il problema della posta in arrivo piena:

• Incoraggia i destinatari delle tue email a cancellare, eliminare o rimuovere tutte le email dalle cartelle Cestino, Spam o Posta indesiderata, comprese le email irrilevanti nelle loro caselle di posta in arrivo. Come? Includi un gentile promemoria nel contenuto delle tue email, incoraggiandoli a pulire le loro caselle di posta in arrivo per assicurarsi di ricevere email importanti.
• Offri canali di comunicazione alternativi. Significa offrire ai destinatari la possibilità di interagire con il tuo brand o di accedere a informazioni essenziali al di fuori dell'email. Puoi fornire link al tuo sito web, ai tuoi profili social o ai servizi di supporto via chat.
• Riduci la frequenza delle email per risolvere i problemi di capacità massima della posta in arrivo. Se noti errori ricorrenti di capacità totale della posta in arrivo da destinatari specifici, ottimizza la frequenza delle email per tali destinatari. Puoi ridurre il rischio di riscontrare codici di errore di capacità totale della posta in arrivo riducendo le email che ricevono.

3. Dimensioni della posta elettronica (allegati di grandi dimensioni)

Gli errori di dimensione dell'e-mail si verificano quando il messaggio o gli allegati superano la dimensione limiti di dimensione impostati dai server di posta elettronica dei destinatari.

Come risolvere il problema delle dimensioni della posta elettronica:

• Comprimi gli allegati prima dell'invio: comprimere o zippare file di grandi dimensioni prima di inviarli può ridurre notevolmente le dimensioni dell'e-mail.
• Incoraggia i destinatari a scaricare gli allegati dall'archiviazione cloud o fornisci metodi alternativi per accedere ai file di grandi dimensioni.
• Utilizza servizi di condivisione file: invece di allegare file di grandi dimensioni direttamente alle email, valuta la possibilità di condividerli tramite Google Drive, Dropbox e OneDrive. Quindi, includi un link nell'email per indirizzare i destinatari al file.
• Ottimizza il contenuto delle tue email riducendo al minimo le immagini non necessarie, evitando una formattazione eccessiva e ottimizzando HTML e CSS per ridurre le dimensioni delle email.

Questi pratici accorgimenti garantiscono che le dimensioni della posta elettronica siano leggere e che sia possibile aggirare le restrizioni relative alle dimensioni.

4. Problemi tecnici del server

Problemi tecnici del server possono causare problemi di recapito delle email, impedendo alle campagne email di raggiungere la destinazione. Tuttavia, è possibile gestire tali problemi applicando le tattiche appropriate.

Come risolvere i problemi tecnici del server:

• Monitora regolarmente le metriche di recapito delle email, come i tassi di apertura e di clic (CTR). Ti aiuterà a identificare tempestivamente cali improvvisi di engagement e problemi del server.
• Controlla frequentemente lo stato e le prestazioni del tuo server di posta elettronica eseguendo ispezioni periodiche. Il modo migliore è collaborare con il tuo team IT o con il tuo provider di hosting per identificare e risolvere rapidamente eventuali problemi tecnici.
• Mantieni una buona reputazione come mittente assicurandoti che il tuo dominio di invio email abbia una buona reputazione. Come?

Ecco come:

1. Aderire alle migliori pratiche del settore
2. Evita i contenuti spam
3. Mantenere bassi i tassi di rimbalzo
4. Utilizza provider di servizi di posta elettronica affidabili.

5. Email bloccata.

Quando le email vengono bloccate, spesso significa che il server ricevente ha deciso di rifiutarne la consegna.

Come risolvere i problemi di posta elettronica bloccata.

Applicare i seguenti protocolli di autenticazione e-mail:

• Framework criteri mittente (SPF)
• Posta identificata DomainKeys (DKIM)
• Autenticazione, reporting e conformità dei messaggi basati sul dominio (DMARC).

Questi protocolli verificano l'autenticità delle tue email e aiutano a impedire che vengano respinte o contrassegnate come spam. Pertanto, è utile monitorare regolarmente la reputazione e le metriche di recapito delle tue email.

Ti aiuterà a identificare gli abbonati inattivi o non coinvolti. Eliminandoli potrai mantenere un profilo pulito e elenco di email coinvolte.

Inoltre, è necessario rispettare le preferenze dei destinatari e onorare tempestivamente le richieste di esclusione per migliorare la reputazione del mittente.

Per aumentare i tassi di recapito delle e-mail, affidati a un provider di servizi di posta elettronica (ESP) affidabile e con rapporti consolidati con gli ISP.

6. Indirizzo email non valido

Gli indirizzi errati non solo causano il rimbalzo delle email, ma danneggiano anche la reputazione del mittente e sprecano risorse preziose.

Prendi in considerazione l'implementazione di un sistema di convalida delle email affidabile che accetti esclusivamente indirizzi email validi per evitare problemi con indirizzi email non validi o pieni di errori di battitura.

Suggerimenti per ridurre al minimo i problemi relativi agli indirizzi email non validi:

• Applica un sistema di doppia iscrizione per garantire che gli iscritti confermino i propri indirizzi email durante la registrazione. Garantisce l'accuratezza e riduce le possibilità che indirizzi non validi si insinuino nella tua lista.
• Utilizza strumenti di convalida e-mail in tempo reale per controllare automaticamente gli indirizzi e-mail alla ricerca di errori di sintassi, errori di battitura e domini inattivi.
• Segmenta il tuo elenco e analizzalo regolarmente per individuare indirizzi non validi, quindi rimuovili per mantenere una buona igiene dei dati.
• Offrire un'opzione di annullamento dell'iscrizione visibile e accessibile: offrire agli iscritti la possibilità di annullare l'iscrizione può ridurre significativamente la probabilità che gli utenti forniscano indirizzi email falsi.

7. Casella di posta non trovata (non disponibile)

Questo errore indica in genere che il server SMTP non riesce a recapitare correttamente la comunicazione ai destinatari previsti.

Come mai?

Potrebbe essere dovuto al fatto che la casella di posta o l'indirizzo email non esistono. Potrebbe anche essere che il server del destinatario sia occupato, il che indica che la casella di posta non è stata trovata.

Suggerimenti per risolvere il problema della posta non trovata o non disponibile:

• Prendi in considerazione l'implementazione di una strategia di gestione dei soft bounce, consentendo nuovi tentativi automatici per gli indirizzi email temporaneamente non disponibili.
• Monitorare i tassi di rimbalzo e analizzare gli schemi per identificare errori ricorrenti di casella di posta non trovata. Rimuovere tempestivamente tali indirizzi.
• Sfrutta la personalizzazione delle email e includi messaggi accattivanti che incoraggino i destinatari ad aggiornare i propri indirizzi email.
• Controlla eventuali errori di battitura nel tuo indirizzo email.
• Verificare che l'IP dell'email non sia nella blacklist.
• Attiva l'autenticazione SMTP

8. Indirizzi email falsi (detti anche falsi o fasulli).

Gestire indirizzi email falsi può essere difficile, ma possibile. Gli indirizzi email falsi possono avere diversi effetti negativi sulle campagne di email marketing.

Riducono la recapitabilità, abbassano le metriche di coinvolgimento, il rischio di essere inseriti nella blacklist, ecc. Ma con il giusto approccio, puoi mitigare l'impatto degli indirizzi email falsi sulle tue attività di email marketing.

Come risolvere i problemi con gli indirizzi email falsi:

• Implementare strumenti di convalida delle email per rilevare indirizzi email falsi durante la registrazione.
• Utilizzare CAPTCHA o altre misure di sicurezza della posta elettronica per scoraggiare bot o individui dall'utilizzare e-mail false.
• Esamina i canali di acquisizione, ovvero come acquisisci gli indirizzi email. Se canali specifici generano costantemente indirizzi falsi, valuta la possibilità di adattare la tua strategia di acquisizione per tali canali.
• Evita di acquistare elenchi di indirizzi email poiché spesso contengono indirizzi email falsi o di bassa qualità.
• Monitora le metriche di coinvolgimento per rilevare comportamenti insoliti, come nessuna apertura, clic o conversione associati a specifici indirizzi email.
• Pulisci regolarmente la tua lista per rimuovere gli indirizzi email falsi, mantenendo così metriche precise e livelli di coinvolgimento elevati.